Uppföljning och återkoppling
Femte steget i samverkansprocessen
I uppföljningen ingår att fortlöpande granska kvaliteten på och resultaten av det genomförda arbetet, och ge en löpande återkoppling till styrgruppen. Kommunikation är en grundbult för arbetet med medborgarlöften, och det är nödvändigt att återkoppla till medborgarna hur arbetet fortlöpt och vad det gett för resultat. Uppföljningen bör genomföras för samverkansprocessens samtliga steg.
Steg 5
Målet med steg 5 är att granska och återkoppla till styrgruppen hur arbetet genomförts och om åtgärderna kan ha påverkat de problem som skulle förebyggas. Resultatet av polisens och kommunens utlovade åtgärder återkopplas till medborgarna.
Steg 5 är klart när följande är genomfört
- Arbetets påverkan på problemen har undersökts
- Bedömningen är gjord av hur parterna uppfyllt sina åtaganden
- Arbetsprocessen har granskats
- Uppföljningen har återkopplats till styrgruppen
- Uppföljningen av medborgarlöftena har återkopplats till medborgarna
Följ upp arbetet
För att kunna förbättra den pågående verksamheten behöver arbetet följas upp. En uppföljning är alltså inte ett slutligt utlåtande om verksamheten, utan ett sätt att dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.
Uppföljningen behöver planeras redan vid utformningen av samverkan, och arbetet som ska följas upp behöver genomföras planmässigt och strukturerat. Överenskommelsen, medborgarlöftena och åtgärdsplanerna kan fungera som ett stöd för uppföljningsarbetet.
Skillnaden mellan en uppföljning och en utvärdering är att det vid uppföljningen studeras vad som händer i samband med en åtgärd, det vill säga vilket resultat som arbetet har gett. En utvärdering är en mer systematisk och strukturerad studie av verksamheten, med en mer forskningsbaserad ansats.
En uppföljning förutsätter att det finns
- en lägesbeskrivning av situationen innan arbetet inleddes
- uppgifter om hur valda åtgärder skulle påverka brottsligheten och hur åtgärderna skulle genomföras
- tydligt formulerade mål för arbetet
- avsatta resurser och tid för att genomföra uppföljningen.
En uppföljning kan bestå av flera delar
- Produktionsuppföljning – undersöker och fastställer om åtaganden genomförts, till exempel hur många gånger man genomfört en åtgärd eller hur många som berördes av den.
- Processuppföljning – granskar och bedömer vad, hur och varför något har genomförts.
- Effektuppföljning – undersöker och bedömer om och på vilket sätt arbetet har påverkat problemet. En effektuppföljning bygger på process- och produktionsuppföljningen.
Lokal uppföljning av brottsförebyggande åtgärder och projekt
Detta fördjupningsmaterial fokuserar främst på egen, lokal uppföljning av brottsförebyggande åtgärder och projekt, och syftar till att underlätta detta arbete.
- Lokal uppföljning av brottsförebyggande åtgärder och projekt pdf, 166 kB.
- Mall för processbeskrivning av brottsförebyggande åtgärd/projekt pdf, 552 kB.
Om att utvärdera brottsförebyggande arbete
Föreläsningen hålls delvis på engelska.
Hur kan du veta om ditt brottsförebyggande arbete ger några effekter och att det når de formulerade målen? På detta seminarium får du inledningsvis en beskrivning av begreppen uppföljning och utvärdering, skillnaderna dem emellan samt praktiska tips för att utveckla arbetet. Därefter presenterar European Crime Prevention Network (EUCPN) sitt arbete med utvärderingar.
Från Råd för framtiden 2024.
Undersök hur åtgärderna har påverkat problemen
Syftet med en effektuppföljning är att ta reda på om det genomförda arbetet påverkat problemen som man tänkt och om resultatet är bättre än om åtgärderna inte hade vidtagits. Effektuppföljningen är ett sätt att värdera om arbetet varit framgångsrikt eller inte och i så fall på vilket sätt. Man bör också kontrollera om en åtgärd haft oönskat resultat.
Brottslighet kan påverkas av flera faktorer och det är sällan som det går att säga exakt vad det var som minskade brotten. Uppföljningen är snarare en bedömning av om arbetet rimligen kan ha påverkat fenomenet.
Tänk på att det brottsförebyggande arbetet ofta ger effekter på lång sikt och att effekter kan bero på flera parallella åtgärder. Resultaten kan också bero på helt andra saker än att kommun och polis arbetat med frågan.
Resultatet av genomförda åtgärder kan mätas på flera sätt, beroende på vad som ska mätas. Om det avses att undersökas hur ofta, hur mycket eller i vilken omfattning någonting skett, är det brukligt att använda kvantitativa mätningar, till exempel att jämföra statistik. Kvalitativa mätningar, som intervjuer eller observationer, används för att besvara frågorna hur, varför och på vilket sätt en åtgärd påverkat problemet. Effektuppföljningen tjänar på att man använder en kombination av mätmetoder. Teknikerna för datainsamling är desamma som i arbetet med att ta fram lägesbilder och orsaksanalyser.
Vanligtvis innebär en effektuppföljning att man gör mätningar före och efter genomförandet av åtgärden. Det kan innebära en jämförelse av statistik för de två perioderna eller att det genomförs rådslag före och efter insatsen. En jämförelse med en kontrollgrupp som inte innefattas av åtgärden bör också göras.
Exempel
Till exempel går det att undersöka hur brottsstatistiken ser ut för två jämförbara bostadsområden före och efter åtgärden, eller genomföra intervjuer med en grupp som deltagit i en åtgärd och en grupp som inte berörts av den.
Det är även möjligt att jämföra utvecklingen i det område där åtgärden satts in med utvecklingen i resten av kommunen – eller ännu mer övergripande: jämfört med resten av länet eller resten av landet.
Följ upp om åtagandena har genomförts
Syftet med en produktionsuppföljning är att ta reda på om parterna har genomfört de åtgärder som de åtagit sig. Vilka delar kunde genomföras som planerat och vilka delar fick ändras, på vilket sätt och varför?
Till exempel kan man kontrollera om antalet planerade krogtillsyner har genomförts. Att följa upp produktionsmål är den enklaste uppföljningen, men kräver ändå att det finns en plan för uppföljningen och att genomförandet dokumenterats. Ett sätt att underlätta den löpande uppföljningen är att ta fram enkla snabbrapporter.
Många gånger är det flera olika personer som ska genomföra en åtgärd. En löpande produktionsuppföljning är ett sätt att skapa stringens i arbetet och se till att alla moment i en åtgärd genomförs.
Följ upp arbetsprocessen
En processuppföljning innebär att granska hur något har genomförts. Processuppföljningen kan innebära att löpande följa upp arbetet i varje del, eller att avslutningsvis granska hela genomförandet. För att få en så heltäckande bild som möjligt är det bra om man kan göra både och.
Till exempel kan arbetet med samverkan följas upp. Ett första steg i en processuppföljning är att granska syftet med arbetet. Vad ville parterna uppnå med samverkan och hur utformades arbetet? Det innebär bland annat att granska hur den lokala lägesbilden togs fram och om det har missats någon del i beskrivningen av problemet och dess orsaker, och vilken betydelse sådana brister i kartläggningen kan ha haft för det fortsatta arbetet.
I en processuppföljning ingår att identifiera vilka moment som ingick i åtgärderna, och bedöma om alla momenten genomfördes vid alla tillfällen. De valda åtgärderna bör i uppföljningen också granskas mot de uppställda målen. Var det sannolikt att parterna genom arbetet skulle påverka de problem som identifierats, och var det realistiskt att tro att åtgärderna skulle gå att genomföra?
I processuppföljningen bör de organisatoriska förutsättningarna för arbetet också granskas. Det handlar dels om hur ekonomiska och personella resurser avsatts och använts, dels om hur samverkansorganisationen fungerat. Till exempel kan det vid en processuppföljning undersökas hur styr-, projekt- och arbetsgrupper genomförde planerade möten, och hur grupperna genomförde de uppgifter som de hade ansvar för.
En viktig aspekt när parterna följer upp genomförandet är att kartlägga kostnaderna, eftersom de har stor betydelse för det fortsatta arbetet. I bedömningen ska kostnader för tiden tas med, det vill säga antalet timmar som använts för planering, genomförande och uppföljning.
Återkoppla uppföljningen till styrgruppen
Syftet med uppföljningen är att ge styrgruppen ett underlag som belyser framgångar, brister och eventuella avvikelser i arbetet. Underlaget ska användas för att sammanfatta samverkan och ge förslag på hur den kan utvecklas, effektiviseras eller fördjupas. Det är också ett sätt att förebygga problem vid liknande, nya satsningar.
Använd åtgärdsplanen som uppföljningsguide
Ett sätt att förtydliga resultatet i uppföljningen är att använda åtgärdsplanen och ge genomförda åtgärder symboler. En grön markering betyder att arbetet genomförts fullt ut, på det sätt som det var tänkt och med gott resultat på problemet. En gul markering innebär att arbetet utförts väl, men inte haft förväntad effekt på problemen eller att arbetet inte genomförts exakt som det var tänkt. En röd markering innebär att arbetet inte utförts alls eller på ett helt annat sätt än planerat, eller att arbetet, även om det utförts som planerat, inte haft någon effekt på problemen.
Återkoppla till medborgarna
Kommunikation är en av grundbultarna i arbetssättet med medborgarlöften. Internt handlar det om att skapa motivation för arbetet, och externt handlar det om att skapa förtroende för parterna.
Lika viktigt som att göra medborgarlöftena kända är det att kontinuerligt informera hur arbetet fortlöper och vilket resultat det ger, för att skapa engagemang och vilja att delta. Även om en åtgärd inte har genomförts, är det viktigt att kommunicera det och varför det inte har skett. För att nå ut till medborgarna med information kan både polisens och kommunens webbplats användas, och likaså sociala medier.
Stödfrågor för att granska samverkansprocessen
Här följer en sammanställning av de checklistor som återfinns under de tidigare stegen.
Beslutet om samverkan
- Har vi skapat en gemensam organisation för samverkan?
- Har vi utsett kommunal samordnare med mandat, kompetens och tid för arbetet? (för polisen är dessa uppgifter kommunpolisens ansvar)
- Har vi tagit fram gemensamma riktlinjer och tidplaner för arbetet?
- Har vi tagit fram rutiner för uppföljning för eget lärande?
- Har vi förankrat beslutet om samverkan i den egna organisationen?
Inventering av organisationens förutsättningar
- Stämmer samverkan med våra styrdokument och verksamhetsmål?
- Stämmer tidsplanen med budgetprocesser och andra beslutsprocesser?
- Finns det målkonflikter mellan vårt arbete i samverkan och andra uppdrag?
- Vilket förebyggande arbete bedriver vi redan inom organisationen?
- Vilka lärdomar kan man dra ur tidigare och pågående arbete?
- Hur kan samverkansarbetet gynnas av andra redan pågående arbeten?
Förankra det brottsförebyggande arbetet i organisationen
- Vilka andra har nyckelfunktioner för det brottsförebyggande arbetet?
- Vilken kunskap och förståelse har de för arbetet?
- Är beslutet om samverkan förankrat (beslutat) hos deras chefer?
- Har vi en samsyn på vad som ska göras, det vill säga har vi gjort samma tolkning av det brottsförebyggande arbetet?
Inför samordnaruppdraget
- Vad exakt ska jag göra?
- Vilket ansvar har jag för arbetet?
- När ska jag vara klar?
- Hur ska arbetet redovisas och hur ska det användas?
- Vilket mandat har jag fått av min chef?
- Har jag rätt resurser i form av tid, pengar, material och kunskap?
- Är mitt uppdrag förankrat i organisationen?
Kommunikationen
- Vad är bakgrunden och syftet med kommunikationen? Varför ska målgruppen lyssna?
- Vilka är målgrupperna för kommunikationen? Vilka är viktigast att nå?
- Vilka är målen för kommunikationen? Hur ska målgruppen tänka, känna och göra efter att ha nåtts av budskapen?
- Vilka är huvudbudskapen och delbudskapen?
- På vilket sätt, hur ofta och när ska kommunikation genomföras?
- Hur ska kommunikationen följas upp?
Lägesbilden
- Varför valdes det här problemet?
- Vilka informationskällor användes och vilka valdes bort?
- På vilka sätt kan urvalet informationskällor begränsa kunskapen om problemet?
- Vilken betydelse kan begränsningar i kunskapen ha haft eller komma att få på arbetet?
- Påvisar lägesbilden skillnader och likheter i brottslighet och utsatthet mellan olika grupper?
Identifiera variationer och mönster
- Är fenomenet mer omfattande än referensvärdet?
- Har det skett en ökning eller minskning över tid?
- Finns det årsvariationer?
- Är fenomenet koncentrerat till vissa dagar?
- Är fenomenet koncentrerat till vissa tider på dygnet?
- Är fenomenet koncentrerat till vissa platser, så kallade hot spots?
- Är fenomenet koncentrerat till vissa grupper? Exempelvis kvinnor eller män?
Prioritera mellan problemen
- Vilken händelse eller vilket fenomen står i fokus för arbetet?
- Varför är det prioriterat (det mest omfattande, en negativ trend, högt jämfört med andra områden, kostsamt, politisk agenda osv.)?
- Hur har prioriteringen och avgränsningen skett (särskild brottskategori, delfenomen eller utsatt grupp)?
- Vilka kunskapskällor har använts?
Orsaksanalysen
- Vad i situationen kan förklara att problemen uppstår just på den platsen (brist på social kontroll, trångt, mörkt, avsides, krogtätt, svårt att överblicka, stor in- och utflyttning)?
- Vilka egenskaper hos den brottsutsatta (till exempel affären, cykeln eller brottsoffret) kan förklara varför just de blir utsatta (olåst, lättflyttad, prokriminellt umgänge, kön, funktionsvariation, och så vidare)?
- Vilka egenskaper hos gärningspersonen kan förklara varför just den personen begår brott (svaga sociala band, prokriminellt umgänge, onykter, aggressiv, låg impulskontroll, och så vidare)?
Målformulering
- Hur kommer problemet att påverkas om målen uppnås? Kan det till exempel antas att antalet våldsbrott bland unga kommer att minska, om målet att upptäcka och gripa langare uppnås?
- Finns det konkurrerande (negativa) effekter om målen uppfylls?
Val av åtgärder
- Hur förväntades åtgärden påverka problemet, och kombinerades den med andra åtgärder?
- Är det rimligt att tro att de valda åtgärderna kan ha avsedd påverkan på problemet?
Framtagandet av medborgarlöften
- Hur har medborgarna involverats i arbetet med medborgarlöftena?
- Har olika gruppers behov och erfarenheter speglats i arbetet?
- Utgår medborgarlöftena från kunskap framtagen från medarbetar- och medborgardialoger?
- Utgår medborgarlöftena från samverkansöverenskommelsen?
- Har medborgarlöftena tagits fram utifrån en gemensam lägesbild, orsaksanalys och åtgärdsplanering?
- Har medborgarlöftena kommunicerats utifrån målgruppens behov?
Planera uppföljning
- Vad ska följas upp, när och hur?
- Vem eller vilka ansvarar för datainsamling, sammanställning och analys?
- Vem eller vilka är målgrupp för resultaten från uppföljningen?
- Hur mycket tid beräknas uppföljningen ta?
- Hur ska återkoppling till styrgruppen ske?
- Hur ska återkoppling till deltagarna ske?
- Hur ska resultatet användas? Vad händer sedan?
- Hur kan de lärdomar som uppföljningen ger tas tillvara och användas?
- Hur ska erfarenheterna spridas till andra?
Genomförandet
- Hur många av de planerade insatserna har genomförts?
- Hur har de upplevts av berörda parter?
- Har det funnits faktorer som underlättat eller hindrat genomförandet?
- Har åtgärderna anpassats till olika grupper av kommunens invånare?
Samverkan i lokalt brottsförebyggande arbete
Det här materialet utgår från boken Samverkan i lokalt brottsförebyggande arbete (2020) som har tagits fram gemensamt av Brå, länsstyrelserna, polisen och SKR. Den riktar sig i första hand till anställda inom polis, kommun och länsstyrelse som arbetar med lokala brottsförebyggande frågor, men även övriga anställda, liksom förtroendevalda och andra som vill samverka i brottsförebyggande arbete, kan ha nytta av materialet.
