Initiera samverkan
Första steget i samverkansprocessen
Kommunstyrelsens ordförande och chefen för lokalpolisområdet fattar beslut om att samverka och säkerställer en organisatorisk struktur och förutsättningarna för samverkansarbetet. Parterna utser samordnare som koordinerar arbetet och genomför egna resurs- och kompetensinventeringar. En plan för parternas kommunikation om det fortsatta arbetet tas fram. Besluten kan formuleras i en första övergripande samverkansöverenskommelse.
Steg 1
Målet med steg 1 är att besluta om samverkan och säkerställa att det finns organisatorisk kapacitet för arbetet.
Steg 1 är klart när följande är genomfört
- Lokalpolisområdeschefen och kommunstyrelsen har fattat ett gemensamt beslut om att inleda samverkan.
- Organisationernas förutsättningar för samverkan, ansvarsområden, roller och uppdrag har uppmärksammats.
- Polisen och kommunen har skapat en gemensam samverkansorganisation och utsett ansvariga förarbetet.
- Kommunikationsansvariga från respektive organisation är utsedda och en kommunikationsplan är påbörjad.
Besluta om samverkan
Samverkan ska initieras om det finns ett behov, ett problem som polisen och kommunen kan och bör lösa tillsammans. Behovet kan komma ur ett verksamhetsmål, ålagda uppdrag eller helt enkelt genom problem som upptäcks och där det är uppenbart att lösningen utförs bäst tillsammans.
Beslutet om att ingå samverkan bör beröra praktiska förutsättningar, såsom tidsramar för arbetet och skapandet av en organisation för ömsesidig styrning och uppföljning. Ytterst handlar beslutet om att förtydliga deltagande aktörers roller, mandat och befogenheter, och om att ge arbetet status och legitimitet.
Kommunens roll och uppdrag
Från och med 2023 har kommunerna ett ansvar enligt lag att förebygga brott. Lagen innebär bland annat att kommunerna liksom polisen ska arbeta utifrån framtagna lägesbilder och löpande uppföljningar av arbetet. Enligt lagen ska kommunerna också ta ett visst ansvar för samordning av det lokala brottsförebyggande arbetet och inrätta en samordningsfunktion samt en organisatorisk struktur. Kommunerna ska även verka för att skriftliga överenskommelser om samverkan ingås med relevanta aktörer och att sådan samverkan sker inom det brottsförebyggande arbetet.
Ledningens engagemang är avgörande
En tydlig ledning som ger klara direktiv, operativt mandat och tydliga huvudmannaskap är förutsättningar för ett framgångsrikt arbete. Chefen för lokalpolisområdet och kommunstyrelsens ordförande har ett helhetsperspektiv och kan se hur olika åtgärder passar med den egna verksamhetens mål och uppdrag. De har ett ansvar att förmedla detta och att förankra beslutet om samverkan på alla nivåer i organisationen. Enligt lagen om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete ska kommunstyrelsen, eller den nämnd som kommunfullmäktige beslutar, ansvara för ledningen av kommunens brottsförebyggande arbete och för att kontinuerligt rapportera om det brottsförebyggande arbetet till kommunfullmäktige.
Mellanchefen är en viktig länk
En annan faktor för framgång är att alla parter är överens om vad som har beslutats. För att utförarledet ska nås av mål och visioner är det viktigt att även organisationernas grupp-, förvaltnings- eller mellanchefer är delaktiga i besluten om samverkan. Det är deras ansvar att se till att arbetet genomförs som beslutat och att stödja det, särskilt om det brister och det blir problem. Det innebär att chefer på mellannivå ska följa upp det pågående arbetet och resultaten. När man provar nya grepp och insatser är det viktigt att i god tid se till att arbetet utvärderas, helst både i så kallade processutvärderingar och i effektutvärderingar.
Film till beslutsfattare
Den här filmen handlar om varför man ska jobba brottsförebyggande i en kommun och vad som krävs för att arbetet ska bli effektivt utifrån ett styrnings- och ledningsperspektiv. Filmen riktar sig till kommunala beslutsfattare och politiker. Den kan exempelvis användas som diskussionsunderlag för en kommun kring deras brottsförebyggande arbete.
Stödfrågor för beslut om samverkan
- Har vi skapat en gemensam organisation för samverkan?
- Har vi gett tid och mandat till den kommunala samordnaren och kommunpolisen?
- Har vi tagit fram gemensamma riktlinjer och tidplaner för arbetet?
- Har vi tagit fram rutiner för uppföljning för eget lärande?
- Har vi förankrat beslutet om samverkan i den egna organisationen?
Klargöra organisationernas förutsättningar
Inför samverkan bör kommunledningen och chefen för lokalpolisområdet uppmärksamma hur arbetet redan utförs, direkt eller indirekt, för att förebygga brott och skapa trygghet. Syftet är att minska dubbelarbete och att involvera dem som arbetar med liknande frågor inom respektive organisation.
Samverkan ställer stora krav på att både värna den egna organisationens intressen och stödja gemensamma intressen. Ledningen bör tydligt visa hur organisationens olika delar kan stödja samverkan och vilken roll de spelar för genomförandet. Det är centralt för arbetets legitimitet, resursfördelning och långsiktighet att förankra samverkan på såväl politisk nivå och förvaltningsledningsnivå som i verksamheten i övrigt.
Även om ett syfte med samverkan är att nyttja resurserna bättre och undvika dubbelarbete, är en samverkan som startas endast för att uppnå besparingar dömd att misslyckas. Om det inte finns tillräckliga resurser riskerar diskussionerna att fastna vid vem eller vilka som har ansvar för vad i stället för att det blir en samverkan mot gemensamma mål.
Stöd för inventering av organisationens förutsättningar
- Stämmer samverkan med våra styrdokument och verksamhetsmål?
- Stämmer tidsplanen med budgetprocesser och andra beslutsprocesser?
- Finns det målkonflikter mellan vårt arbete i samverkan och andra uppdrag?
- Vilket förebyggande arbete bedriver vi redan inom organisationen?
- Vilka lärdomar kan man dra ur tidigare och pågående arbete?
- Hur kan samverkansarbetet gynnas av andra redan pågående arbeten?
Lär känna varandras organisationer
Samverkan kräver även kännedom om den andra partens organisatoriska och resursmässiga förutsättningar. I processen är det viktigt att både respektera varandras olikheter och ta vara på varandras kunskaper och erfarenheter. Polis och kommun är tämligen olika som organisationer. Polisen är i högre grad en tjänstemannaorganisation, medan kommunen är en politiskt styrd organisation med många skilda uppdrag. En gemensam nämnare är att de ytterst styrs av regering och riksdag, vilket påverkar samverkan – både vilken inriktning den kan ta och hur arbetet utformas.
Polisens styrmodell utgår från det lokala underifrånperspektivet och det nationella helhetsperspektivet. Polismyndighetens komplexa uppdrag förutsätter en balans mellan de båda perspektiven, men även en inkludering av medarbetarnas kunskap och erfarenheter samt medborgarnas behov.
Kommunerna har självstyre, vilket innebär att de har stor rätt att själva bestämma hur de ska sköta sina arbetsuppgifter och fördela sina resurser. Utförandet av det brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet kräver politiska beslut. En samverkansöverenskommelse kan därför behöva skrivas med allmänt formulerade åtaganden, varefter förvaltningarna får i uppdrag att konkretisera dem i handlings- eller åtgärdsplaner. För att åtaganden ska kunna genomföras måste de beaktas i verksamhetsplanering och budget. Och för att åtgärderna ska komma med i parternas löpande budgetprocess, behövs god framförhållning.
Brottsförebyggande arbete och ekonomisk planering ligger sällan i fas med varandra. Det kan därför vara en fördel att säkerställa budgeten för brottsförebyggande insatser som inte ersätter ordinarie ansvar och arbete, utan kompletterar det.
Förankra det brottsförebyggande arbetet
För att samverkan lättare ska bli en del av den ordinarie verksamheten, kan det vara strategiskt viktigt att knyta vissa nyckelpersoner eller funktioner till arbetet, utifrån hur de är placerade i organisationen. För polisens del kan exempelvis analytiker, controller och underrättelsesamordnare vara sådana personer. Inom kommunen handlar det ofta om personer med ansvar för kommunens statistik, controllers och förvaltningschefer. För båda organisationerna är det viktigt att knyta kommunikatörer till samverkansarbetet.
När nyckelpersonerna är identifierade kan de utgöra ett stödteam i det fortsatta arbetet med kartläggning, orsaksanalys, åtgärdsplan och uppföljning samt i arbetet med att formulera samverkansöverenskommelser och medborgarlöften. I arbetet är det även bra att ha med tjänstepersoner med kompetens inom jämställdhet och jämlikhet.
Tips! Ta hjälp av de brottsförebyggande samordnarna som finns på länsstyrelserna, polisområdena och polisregionerna.
Stöd för att förankra det brottsförebyggande arbetet i organisationen
- Vilka andra samverkanspartners har nyckelfunktioner för det brottsförebyggande arbetet?
- Vilken kunskap och förståelse har de för arbetet?
- Är beslutet om samverkan förankrat (beslutat) hos deras chefer?
- Har vi en samsyn på vad som ska göras, det vill säga har vi gjort samma tolkning av det brottsförebyggande arbetet?
Beakta barn och unga med funktionsnedsättning i det brottsförebyggande arbetet
För att förhindra att barn och unga med neurologisk funktionsnedsättning hamnar i eller utsätts för kriminalitet kan deras olika förutsättningar och behov särskilt behöva belysas i det brottsförebyggande arbetet som ett integrerat perspektiv. Myndigheten för delaktighet (MFD) har sammanställt kunskap om den ökade risken för barn och unga med neuropsykiatriska eller intellektuella funktionsnedsättningar att dras in i normbrytande beteende och kriminalitet och hur det kan förebyggas.
Brottsförebyggande arbete för barn och unga med funktionsnedsättning (MFD)
Integrerande insatser mot våldsbejakande extremism
Den nationella strategin mot våldsbejakande extremism och terrorism i Sverige syftar till att stärka det långsiktiga och förebyggande arbetet genom att integrera insatser mot våldsbejakande extremism och terrorism i det ordinarie brottsförebyggande arbetet. Målet är att minska tillväxten av extremistiska miljöer, förebygga att barn och unga radikaliseras och rekryteras samt stärka samhällets motståndskraft mot falska uppgifter, rykten och desinformation. Strategin betonar särskilt vikten av att kommunerna bör få stöd i att integrera det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism och terrorism i det lokala brottsförebyggande arbetet. Polismyndigheten och Brå inklusive Center mot våldsbejakande extremism (CVE) samt länsstyrelserna ska ge stöd och vägledning till kommunerna i det lokala brottsförebyggande arbetet.
Läs mer om hur man kan stärka det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism (CVE)
Skapa en organisation för arbetet
Det är viktigt att det finns en organisatorisk struktur och en grupp med beslutsmandat som strategiskt leder samverkan och det brottsförebyggande arbetet. I annat fall riskerar det att stagnera.
Enligt lagen (2023:196) om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete ska kommunerna verka för att strategiska brottsförebyggande frågor hanteras i ett särskilt forum (strategiskt råd) där kommunen och relevanta aktörer ingår, till exempel polisen. Lagen betonar att de olika aktörernas representanter i rådet ska ha ledande befattningar. Kommunerna ska också ha en samordningsfunktion för brottsförebyggande frågor som samordnar och stödjer genomförandet av det brottsförebyggande arbetet i kommunen.
Chefen för lokalpolisområdet har verksamhetsansvar för det brottsförebyggande och trygghetsskapande arbetet inom lokalpolisområdet. Arbetet sker i nära samverkan med kommuner och andra lokala aktörer. I enlighet med Polismyndighetens strategi för det brottsförebyggande arbetet ska alla chefer på alla nivåer inrikta, samordna och följa upp det brottsförebyggande arbetet. På Polismyndigheten har regionala samordnare uppdraget att samordna och stödja det brottsförebyggande arbetet i polisregionen samt samverka med länsstyrelser och andra regionala aktörer.
Det är med andra ord såväl en framgångsfaktor som ett lagkrav att det lokala brottsförebyggande arbetet och samverkan kring det ges en organisatorisk struktur som täcker in hela kedjan från strategisk och beslutsfattande nivå till operativt genomförande.
Tydlig organisatorisk struktur
Det behövs en tydlig organisatorisk struktur, eftersom:
- arbetet blir enklare vid ett klargörande av parternas roller och mandat
- samverkan förutsätter att det finns en organisation som säkerställer att åtaganden genomförs och följs upp
- det blir lättare att kalla till möten och att förankra beslut och inriktningar.
Det är nödvändigt att de samverkande parterna är jämbördiga. Det är inte en part som ska bestämma arbetets inriktning eller bilden av problemen. Båda parter måste vara engagerade och se vinsten med samverkan. För att få struktur på verksamheten är ett förslag att skapa en styrgrupp, en beredningsgrupp och arbetsgrupper
Framgångsfaktorer för det brottsförebyggande arbetet är att i ett tidigt skede säkra deltagarnas mandat samt medverkan genom att ha ett långsiktigt perspektiv vad det gäller organisationens utformning och sammansättning.
Styrgruppen skapar förankring och mandat
Styrgruppen ger förutsättningar för samverkan, förankrar och ger mandat för arbetet. Styrgruppen ska också ansvara för att visioner bryts ned till realiserbara, konkreta mål och delmål och se till att åtaganden genomförs. Styrgruppen kan bestå av chefen för lokalpolisområdet, kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören.
Beredningsgruppen arbetar strategiskt
Beredningsgruppen, som är en länk mellan ledningens beslut och utförandet, ska arbeta strategiskt med planering, utformning och uppföljning av arbetet. Gruppen kan bestå av chefer från respektive avdelning eller förvaltning som berörs av de prioriteringar som styrgruppen gör. Det kan i praktiken betyda att polisen deltar med kommunpolisen, medan kommunen deltar med olika förvaltningschefer och kommunens samordnare av brottsförebyggande arbete. Det lokala brottsförebyggande rådet kan utgöra en sådan grupp.
Beredningsgruppen ansvarar för att tillsätta arbetsgrupper som utför de arbetsuppgifter som samverkansbesluten kommer att innehålla.
Arbetsgrupper utför åtgärder
Många gånger berör brottsförebyggande åtgärder fler förvaltningar eller organisationer. För att förenkla arbetet är det bra om berörda parter bildar enskilda arbetsgrupper för specifika uppdrag eller använder befintliga utförargrupper.
Kommunens samordnare och kommunpolisen har en viktig roll
Samverkan förutsätter att det finns funktioner som håller ihop och driver på arbetet. Kommunen ska ha en brottsförebyggande samordnare, enligt lagen om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete. Samordnaren ska särskilt samordna och stödja kommunens arbete enligt lagen, utgöra kommunens kontaktpunkt och bidra till att information om arbetet sprids. Samordnaren behöver därmed få tydliga mandat från kommunledningen. Det ska stå klart att arbetet är prioriterat. Samordnaren är den kommunala ”motorn” för arbetet.
Kommunpolisen och områdespolisen arbetar med dessa frågor på uppdrag av chefen för lokalpolisområdet. Kommunpolisens uppdrag är att driva och samordna lokalpolisområdets brottsförebyggande och trygghetsskapande arbete på strategisk nivå. Områdespolisernas arbete innebär att omsätta strategiska och operativa beslut utifrån den lokala problembilden genom kvalitativ lokal närvaro.
Kommunpolisen och den kommunala samordnaren bör få stöd eller ha förmåga att analysera och bedöma brottsligheten och att välja passande arbetsmetoder till åtgärdsplanen. De bör dessutom ha så kallad samverkanskompetens, det vill säga en förmåga att hantera formella och informella svårigheter i samarbetet. Det kan handla om att hitta sätt att förankra arbetet i den egna organisationen och involvera medarbetare, eller att kunna hantera professionella eller kulturella skillnader mellan polis och kommun.
Stöd inför samordnaruppdraget
- Vad exakt ska jag göra?
- Vilket ansvar har jag för arbetet?
- När ska jag vara klar?
- Hur ska arbetet redovisas och hur ska det användas?
- Vilket mandat har jag i uppdraget?
- Har jag rätt resurser i form av tid, material och kunskap?
Kommunikation – en framgångsfaktor
En av förutsättningarna för framgång i samverkan är en fungerande kommunikation. Effekterna av samverkansöverenskommelsen och medborgarlöftena kan till vissa delar utebli, om den interna eller externa kommunikationen inte fungerar. En övergripande kommunikationsplan för samverkan kan med fördel upprättas redan i steg 1 Initiera samverkan. I kommunikationsplanen ska polisen och kommunen enas om huvudbudskapen och samordna kommunikationsaktiviteterna.
Kommunikationsplanen är sedan ett levande dokument som fylls på efterhand och blir ett stöd för kommunpolisen och kommunens samordnare. Till den övergripande kommunikationsplanen upprättas en särskild plan för kommunikationen av medborgarlöften.
Upprätta kommunikationsplan
I det strukturerade arbetet med samverkansöverenskommelser och medborgarlöften är den interna och externa kommunikationen viktig. Genom att ta fram en kommunikationsplan med ett gemensamt huvudbudskap och beskrivning av samordnade aktiviteter, ökar möjligheterna till medveten och enhetlig kommunikation.
En genomarbetad strategisk kommunikationsplan ger ett stöd både på strategisk nivå men även i det dagliga arbetet för kommunikatörer, kommunpoliser och kommunens samordnare. Att utse en ansvarig med kommunikationskompetens inom varje organisation är viktigt. Kommunikationsinsatser bör följas upp och utvärderas på liknande sätt som andra aktiviteter i samverkansarbetet.
En inkluderande kommunikation innehåller budskap där individer framställs på lika villkor. Det gäller för texter, foton och övriga illustrationer.
Stöd för att planera kommunikation
- Vad är bakgrunden och syftet med kommunikationen? Varför ska målgruppen lyssna?
- Vilka är målgrupperna för kommunikationen? Vilka är viktigast att nå?
- Vilka är målen för kommunikationen? Hur ska målgruppen tänka, känna och göra efter att ha nåtts av budskapen?
- Vilka är era huvudbudskap och delbudskap?
- På vilket sätt, hur ofta och när ska kommunikation genomföras?
Samverkan i lokalt brottsförebyggande arbete
Det här materialet utgår från boken Samverkan i lokalt brottsförebyggande arbete (2020) som har tagits fram gemensamt av Brå, länsstyrelserna, polisen och SKR. Den riktar sig i första hand till anställda inom polis, kommun och länsstyrelse som arbetar med lokala brottsförebyggande frågor, men även övriga anställda, liksom förtroendevalda och andra som vill samverka i brottsförebyggande arbete, kan ha nytta av materialet.
