Att de medarbetare som arbetar med föreningsstöd i Landskrona stad samarbetar på det här sättet är följden av ett beslut som fattades av kommunstyrelsen 2017 i samband med en revision.
– Man upptäckte att man inte riktigt hade koll över nämndgränserna inom kommunen, framför allt inom politiken. Då blev förslaget till revision att inrätta den här gruppen för den interna kontrollen, förklarar Tim Andersson Ljung, utredare på stadsledningsförvaltningen i Landskrona stad som har knappt 48 000 invånare.
Syftet med mötena är bland annat att se till att det finns en gemensam linje från kommunens sida för vilket föreningsstöd som ges och det diskuteras även hur föreningsfrågor hanteras i praktiken. Gruppen arrangerar också föreningsträffar och utbildningar som ibland är specifika för exempelvis styrelser eller ordföranden.
Enligt deltagarna i arbetsgruppen finns det flera fördelar med att jobba gränsöverskridande mellan nämnderna, såsom att de får kunskap om varandras verksamheter, men också kan vända sig till varandra i olika frågor. Ämnet för dagens möte är en ny typ av stöd – projektstöd – där de träffas för att prata om hur det gått med den senaste utlysningen.
– Vi diskuterar också vilka föreningar som har ansökt, om det är en ansökan som någon annan i gruppen känner igen så att det inte finns dubbla ansökningar till exempel. Vi kan också söka råd och stöd hos varandra, såsom när det kommer in ansökningar och föreningar som vi är lite misstänksamma till. Jag skulle säga att vi som grupp fungerar både som en egenkontroll och en utvecklingshub, flikar Marcus Hansson in, idrotts- och föreningsstrateg på teknik- och stadsmiljöförvaltningen och fortsätter:
– Den stora effekten av att ha infört den här arbetsgruppen är att vi jobbar på ett liknande sätt och att föreningarna får ett någorlunda liknande bemötande, samma förutsättningar och samma hantering. Vi har alla gått utbildningar i otillåten påverkan och i välfärdsbrottslighet exempelvis, så vi har en gemensam syn på vad en röd flagga är. Det är lätt hänt att man jobbar olika i olika förvaltningar eftersom det är styrt av nämnder, men nu har vi gemensamma bestämmelser och sådana här möten där vi diskuterar ansökningar. Så för mig innebär det här att vi satt en gemensam standard, det tycker jag är jätteviktigt.
Tomi Laamanen är föreningssamordnare teknik- och stadsmiljöförvaltningen och handlägger föreningar med har barn-och-unga-fokus. Marcus Hansson är idrotts- och föreningsstrateg på teknik- och stadsmiljöförvaltningen. Foto: Privat.
Nytt boknings- och bidragssystem gör stor skillnad
Tim Andersson Ljung och Marcus Hansson är två av sju medarbetare som brukar delta i arbetsgruppen för föreningsbidrag. Med på mötet för dagen är även Tomi Laamanen, föreningssamordnare teknik- och stadsmiljöförvaltningen som handlägger föreningar som har barn-och-unga-fokus, Emeli Zeilon, kulturutvecklare på kulturförvaltningen som arbetar med kulturföreningar och Jane Peterson Månsson, controller på omsorgsförvaltningen som ägnar sig åt funkis- och pensionärsföreningar.
Något som gett arbetet med föreningsbidrag ett rejält lyft är det nya boknings- och bidragssystemet. Där kan alla typer av föreningar söka bidrag, vilket ger både förbättrad överblick och kontroll eftersom både ansökan, uppgifter om föreningen, utbetalningar och diariesystem, där dialoger med föreningarna loggas, finns på en och samma plats.
– När man registrerar en förening görs det med bank-id och då skriver man in både organisationsnummer och bankuppgifter. Det är sådant som vi kontrollerar att det faktiskt stämmer, så att pengarna inte går rakt in i någons ficka, förklarar controllern Jane Peterson Månsson.
Enligt Emeli Zeilon är ytterligare en fördel med det nya systemet att det används av alla föreningar som söker bidrag av kommunen.
– Vi eftersträvar en väg in i föreningslivet i kommunen, så att de inte ringer till Tomi först för att söka om bidrag och sedan ringer Jane om de får ett negativt svar. Nu har vi alla föreningar synliga i ett och samma system som utåt sett även är ett föreningsregister. Vill man se vilka föreningar som finns i staden, ja då hänvisar vi folk hit.
För Tomi Laamanen har både arbetsgruppen för föreningsbidrag och införandet av ett nytt system inneburit betydande skillnader i hans arbete, jämfört med när han började sitt uppdrag på kommunen 2015.
– Då hade man knappt koll på föreningarna inom andra nämnder eller vem som ansvarade för dem. Genom den här arbetsgruppen har jag inte bara blivit mer bekant med de föreningar som finns i kommunen, jag pratar också mer med andra kollegor som handlägger föreningsbidrag, vilket gett en bättre kontroll, säger han.
I Landskrona stad har man samarbetar över nämndgränserna med föreningsstöd sedan 2017. De medarbetare som jobbar med föreningsstöd ser många fördelar med det, såsom att man lär känna andra förvaltningar och kan stötta varandra i olika frågor.
Nämndindelning en försvårande faktor
I Landskrona stad ligger föreningsbidraget på fyra olika nämnder, något som motiveras av att de olika nämnderna har bäst kunskap om sitt eget område. Visst kan det finnas fördelar med det, men upplägget försvårar arbetet med föreningsbidrag på vissa sätt, anser Tim Andersson Ljung.
– Tanken med bidraget är att föreningar ska kunna skapa ett mervärde åt kommuninvånarna. Förenklat kan man säga att föreningarna anger i sina ansökningar vad de gjort för invånarna och vad de planerar att göra. Hur mycket de får i bidrag beräknas utifrån detta, men på grund av upplägget med de olika nämnderna blir det svårt att göra större satsningar. En lösning skulle kunna vara att ha en föreningsbyrå där alla bidrag hanteras och att man säkrade kompetensen som sägs finnas i nämnderna på ett annat sätt.
På vilket sätt är då föreningsbidrag kopplat till välfärdsbrott?
Jag skulle säga att det finns en rad olika scenarier. Det kan handla om att man får bidrag för insatser som inte genomförs eller att man redovisar en större volym än det verkliga utfallet. Samtidigt är det förhållandevis små summor som är möjliga att söka och få beviljade här i Landskrona. Det är bara riktigt stora föreningar som kan få bidrag som är sexsiffriga belopp, alltså över 100 000 kr. Sedan fokuserar vi mer på stöd som inte är kontanta medel, såsom gratis träningslokaler och stöd vid arrangemang, svarar Tim Andersson Ljung.
Men arbetet inom arbetsgruppen handlar självklart inte bara om hur kommunen kan stärka kontrollen och förbättra det egna arbetet i form av processer och arbetssätt, utan även om att hjälpas åt att utveckla och motivera Landskronas föreningar, konstaterar Jane Peterson Månsson.
– Vi arbetar för att peppa föreningslivet gemensamt och att stärka föreningslivet på stan, säger hon och får medhåll av Marcus Hansson:
– Generellt har vi en nära och bra relation till våra föreningar. Det handlar mycket om att vara proaktiv, konstruktiv, uppmuntrande och hitta utmaningar när vi har dialoger, innan de blir bränder.
Hur kan man då arbeta med att föreningsbidrag hamnar i rätt händer? Att bygga relationer och förtroende mellan kommunen och de olika föreningarna är viktigt, men också att det finns rutiner i form av checklistor och regelrätta kontroller.
Mest arbete är det i samband med att en ny förening bildas och blir bidragsberättigad, anser Tim Andersson Ljung. Just för nya föreningar har Landskrona infört en ny rutin som innebär att föreningen ses som ett projekt under sitt första levnadsår, först därefter har föreningen rätt att söka bidrag. En annan åtgärd är att nya firmatecknare kontrolleras när föreningars firmatecknare byts ut. Men trots olika åtgärder för att stärka kontrollen kring föreningsbidrag finns det fall som är svåra att upptäcka. Som när en förening startas för att få inkomster från två håll.
– Det kan gå till så att föreningen mer eller mindre drivs som ett eget företag av tränaren eller tränarna. Samtidigt som de tar in medlemsavgifter och träningsavgifter så erhåller de offentligt stöd för verksamheten. Detta är inget fel i sig, men om föreningen bara finns ”på pappret” och medlemmarna inte kallas till årsstämma och har något reellt inflytande i föreningen, uppfyller man inte kriterierna för föreningsstöd, förklarar Tim Andersson Ljung.
Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse viktiga verktyg
Samtidigt är de olika åtgärderna för att motverka välfärdsbrott många och det är faktiskt förhållandevis sällan som de dyker på medvetna bedrägerier eller fusk. Ett av de åtskilliga verktyg som finns är kopplingen till verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen. Innan en förening kan få ett föreningsbidrag beviljat behöver de skicka in en verksamhetsberättelse och revisionsberättelse, verksamhetsplan, budget och ekonomisk berättelse för att visa vad de gjort och vad de vill göra framåt, konstaterar Jane Peterson Månsson.
– De årliga bidragen betalas ut på den tänkta verksamhetsplanen för året. Om det exempelvis står i verksamhetsplanen att de skulle ha gjort 1000 saker, men i verksamhetsberättelsen framkommer det att de endast gjort 50, ja då får de använda de pengar de redan ansökt om, de kan inte ansöka pengar på nytt i samma syfte.
Om ni skulle tipsa andra kommuner om hur man jobbar med föreningsbidrag, vad skulle ni säga då?
– En framgångsfaktor är att vi dokumenterat våra processer i samband med att vi bytte system, då fick vi faktiskt förklara hur vi jobbar och skriva ner våra rutiner. Mycket sitter ju i huvudet på människor och slutar de, då lämnar även kunskapen bygget. Att ha ett och samma system har betytt mycket, men också att ha möten där vi träffas från olika förvaltningar, pratar, stämmer av och diskuterar, säger Marcus Hansson och får medhåll av Tim Andersson Ljung som återigen kommer in på hur man kan bredda stöttandet av kommunens föreningar:
– I den här gruppen skapas idéer för hur vi kan stötta ideella krafter som gör det bättre för kommuninvånarna. Det finns ett stort föreningsliv som gör en viktig insats i samhället, såsom föreningar med kopplingar till demokrati, men som vi inte kan stötta med dagens reglering. Hur man ska göra framåt ligger däremot på politisk nivå och där måste politiken fatta beslut om vad man vill med föreningslivet. Vi ska inte ta föreningarna för givet, föreningslivet gör faktiskt saker för samhället för en väldigt billig penning.
Tips
Relationsbyggande bra för föreningslivet
- Samverka över förvaltningsgränser – ha regelbundna möten för gemensam linje och erfarenhetsutbyte. Genom den här typen av möten lär man känna fler föreningar än de man själv arbetar med, vilket exempelvis gör det enklare att upptäcka föreningar som sökt bidrag från flera håll i kommunen.
- Skapa gemensamma arbetssätt och standarder – säkerställ att alla föreningar får en likvärdig behandling. Att medarbetarna löpande möts över förvaltningsgränserna gör att detta arbete hålls levande. Exempelvis har alla i gruppen gått utbildningar i otillåten påverkan och välfärdsbrottslighet, vilket har gett en gemensam syn på vad en röd flagga är.
- Använd ett gemensamt system – det är bra att samla ansökningar, uppgifter och uppföljning på ett ställe för att få bättre kontroll. Landskronas införande av ett nytt boknings- och bidragssystem gav arbetet med föreningsbidrag helt nya förutsättningar.
- Bygg relationer med föreningar – arbeta proaktivt och ha en nära dialog. Föreningarna gör ett viktigt arbete för det lokala samhället och de behöver både stöttning och uppmuntran för att behålla sin drivkraft. Goda relationer till föreningarna ger också en bättre insyn.
- Kombinera förtroende med kontroller - det är viktigt att kommunen visar förtroende för sina föreningar men också genomför kontroller enligt uppsatta rutiner.
- Kontrollera uppgifter noggrant – det kan exempelvis vara organisationsnummer, bankuppgifter och firmatecknare. Det finns olika typer av systemstöd för att göra dessa kontroller.
- Ställ krav på dokumentation – verksamhetsplan, budget och uppföljning ska visa vad som faktiskt görs. Här är verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen viktiga verktyg för att visa vad en förening har planerat att göra under verksamhetsåret och vad som faktiskt genomfördes.
- Var extra noggrann med nya föreningar – ha särskilda rutiner innan de blir bidragsberättigade. I Landskrona är en förening inte bidragsberättigad förrän efter ett år. En annan rutin de har är att kontrollera nya firmatecknare när de tidigare byts ut.
- Dokumentera processer – det leder till minskad sårbarhet och säkrad kunskap i organisationen. När Landskrona stad införde ett nytt boknings- och bidragssystem blev behovet av att dokumentera processer väldigt tydligt. Risken med att inte göra detta är att kunskapen lämnar organisationen när en medarbetare slutar.
Tips på andra artiklar
Läs mer
”Utan påföljd blir avtalsvillkoren verkningslösa”
Fler kontroller, tydligare ansvarsfördelning och unika avtalskriterier är några av de förändringar som Sundsvalls kommun gjort för att förbättra sitt upphandlingsarbete. Att jobba brottsförebyggande är numera ett sådant kriterium som ett företag måste uppfylla för kunna vinna ett avtal – ett grepp som upphandlingssamordnaren Anton Sjöström är påtagligt nöjd med. – Vårt krav gör att leverantörerna ställer krav på sig själva, säger han.
Läs mer
Specialisering och systematik hjälper Region Dalarna att förutse välfärdsbrott
På bara några år har Region Dalarna gått från att nyinkomna upphandlingar hanterats av tillgänglig upphandlare till att arbeta systematiskt och kategoristyrt utifrån bransch. Fördelarna med detta är många, anser upphandlingschef Mathias Snickar. Framför allt blir det lättare att se varningssignaler för välfärdsbrott som gör att regionen helt enkelt säger nej till att teckna avtal.
Tips på rapporter
Välfärdsbrott mot kommuner och regioner
I denna rapport undersöks hur företag och föreningar får tillträde till välfärdssystemen, vilka felaktigheter som upptäcks, hur de utreds och åtgärdas av kommuner och regioner samt vilken roll som rättsväsendet spelar. Den kan läsas som en vägledning för personer som arbetar med att upptäcka och utreda dessa felaktigheter och brott – inom kommuner, regioner eller statliga myndigheter.
Stödmaterial till kommuner för att börja arbeta förebyggande mot välfärdsbrott
Detta stödmaterial riktar sig till kommuner som vill komma igång med sitt förebyggande arbete mot välfärdsbrott. Materialet är tänkt att inspirera och underlätta i det inledande arbetet med att ta fram en lägesbild och hitta åtgärder för att förebygga välfärdsbrott.