Crime proofing viktigt verktyg när Eskilstuna vässar sitt föreningsstöd

Granskade förvaltningens alla styrdokument

Med målet att se hur de kunde ta ytterligare ett kliv i sitt brottsförebyggande arbete sökte Eskilstuna operativt stöd från Brå, vilket de fick beviljat för 2025 och 2026. Eftersom välfärdsbrott är ett av kommunens prioriterade områden, gick en del av det beviljade stödet just till detta.

– Det fanns ett stort intresse och vilja från kultur- och fritidsförvaltningen att jobba med välfärdsbrottsfrågan, mycket tack vare Carin Torstenssons engagemang, men vi hade också stöd från förvaltningsledningen, berättar Lena Törneskär, kommunstrateg med inriktning välfärdsbrott.
Beslutet att se närmre på kopplingen mellan välfärdsbrott och föreningsstöd ledde till att Eskilstuna gjorde crime proofing på förvaltningens alla styrande dokument på området.

– Dokumenten handlar om policy, riktlinje och avgifter, det vill säga en prislista med villkor. Vår riktlinje innehåller villkor och de föreningar som söker ett bidrag ska uppfylla de villkor som finns i riktlinjen, kommenterar Carin Torstensson, varpå Lena Törneskär flikar in:

– Carin och jag projektledde den arbetsgrupp som tillsattes och en nyckelfaktor var faktiskt den breda representationen, där bland annat stadsjurist, ekonomichef och bidragshandläggare ingick. Sammansättningen gjorde att vi fick med flera perspektiv när vi gjorde crime proofingen, samtidigt som arbetsgruppen blev allt mer välvilligt inställda till att jobba med välfärdsbrottsfrågan under resans gång.

Själva crime proofingen av styrdokumenten gjorde det tydligt att det fanns brister i hur de var utformade, konstaterar Lena Törneskär.

– Självklart vill alla att rätt pengar ska gå till rätt förening, men vi hade nog olika syn på hur stor risken är att de hamnar i fel fickor. Däremot insåg arbetsgruppen att det fanns risker som behövde hanteras och att ändringar behövde göras, något som vi lyfte både till förvaltningsledningen och till Kultur- och fritidsnämnden.

Varför valde ni crime proofing som verktyg och hur går det till?

– Vi fick den analysmodellen presenterad för oss av Brå och tyckte det lät som ett bra sätt att göra en strukturerad genomgång av våra styrande dokument. Inom crime proofing finns det mallar som man följer, men eftersom vissa av frågorna var svåra att förstå och inte heller anpassade till en kommunal verksamhet behövde vi omarbeta dem. Det begränsade antalet dokument som vi granskade var samtidigt en framgångsfaktor. Jag känner till andra kommuner som kört crime proofing på flera förvaltningar samtidigt och då är risken att arbetet blir för stort, säger Carin Torstensson.

Att de båda lade tid på att bearbeta och anpassa frågorna till kommunal föreningsverksamhet gjorde arbetet mer effektivt, konstaterar Lena Törneskär.

– På så sätt underlättade vi för arbetsgruppen och kom snabbare framåt än vad vi annars hade gjort.

Tack vare den genomgång som gjorts av styrdokumenten med hjälp av crime proofingen upptäckte de ett flertal förändringar både i arbetssätt och rutiner som behövde göras för att stärka det brottsförebyggande arbetet.

– VI hade ingen dokumenterad rutin för polisanmälan eller vad man gör om man upptäcker att en förening begått ett brott. För att det ska vara juridiskt hållbart måste det framgå. Ett annat exempel är att vi nu lagt in information kring vad som händer om man inte följer reglerna. Förut stod det bara att man skulle följa dem, men inte vad konsekvenserna var om man inte gjorde det. Hade vi velat göra återkrav hade vi inte heller kunnat göra det eftersom det inte stod med i våra riktlinjer, säger Carin Torstensson.

”Man måste visa att man är en demokratiskt fungerande förening”

Idag har kultur- och fritidsförvaltningen tagit några viktiga steg i arbetet med att uppdatera styrdokumenten. Exempelvis har man tagit fram en rad nya villkor för att en förening ska kunna bli stödberättigad.

– Man måste kunna visa att man är en demokratiskt fungerande förening som håller årsmöte där medlemmarna får säga till om saker och rösta. Det här är något vi jobbat ganska hårt med de senaste åren och nu kontrollerar vi att de faktiskt haft sitt årsmöte som de ska, att de har signerat och så vidare. Bryter föreningen mot dessa villkor eller struntar i att ha årsmöte ett år, ja då pausas föreningen eller tas bort helt. Men det är ett väldigt krävande jobb att kontrollera 300 föreningar så vi håller på att se över hur vi ska göra detta arbete med tanke på att det endast är ett fåtal föreningar som slarvar, säger Carin Torstensson.

Som en del i arbetet med välfärdsbrottslighet sökte förvaltningen pengar centralt inom kommunen förra året för att få hjälp av revisionsbyrån PwC för att göra riktade granskningar av fem föreningar som de ansåg hade risker.

– Syftet var dels att förstå hur man ska titta på en förening för att upptäcka eventuella oegentligheter, men också att utbilda personal i hur man ska granska föreningar. Hade vi inte haft crime proofingen i ryggen hade det inte varit lika lätt att förankra behovet i kommunen, säger Lena Törneskär.

Hur kan man säkerställa att pengarna hamnar rätt?

– Vi i Eskilstuna kommer inte att granska vartenda bidrag för då skulle vi behöva anställa flera extra personer. Vi kommer ju inte få mer pengar för att granska, så om vi skulle vilja granska mer skulle vi behöva ta från de pengar som ska gå till föreningslivet. Om vi ska jobba med de resurser vi har, ja då får vi ändra vårt arbetssätt och våra rutiner och vara tydligare mot föreningar över vad som gäller för kontroller. Därför tror vi istället mer på att förebygga genom att göra stickprovskontroller och ställa frågor till föreningar så att de förstår att vi kommer att kontrollera och att det nästa gång kan bli deras tur. Just nu har vi ett pågående uppdrag där vi ser hur vi kan göra hållbara kontroller och uppföljningar utifrån ett riskbaserade tänkande: vart finns det störst risker och hur mycket måste vi kontrollera för att känna att vi gör ett bra jobb utifrån de resurser vi har, säger Carin Torstensson och får medhåll av Lena Törneskär:

Det har ju också en förebyggande effekt att vi går ut med att vi granskar. Om man ser till de fem föreningar vi granskade såg vi snabbt att en av dem hade stort utbildningsbehov för att fortsätta få pengar. Det här visar att kommunens granskningar kan få som effekt att de granskade föreningarna vill lära sig vad de behöver göra framöver för att bli stödberättigade.

Utbildning nytt krav för kommunens föreningar

För att få bättre styr på kommunens föreningsstöd har kultur- och fritidsförvaltningen även ändrat sina riktlinjer för att bli stödberättigad som ny förening. Om man saknar erfarenhet av att driva förening sedan tidigare, så hänvisas styrelsemedlemmarna till att först gå föreningsrelaterad utbildning hos något av studieförbunden. Föreningsdemokrati, föreningsadministration, diskrimineringslagen och barnkonventionen står med på listan över de kurser som erbjuds, men vad minimikravet blir sett till vilka utbildningar man måste gå kommer först att fastställas till hösten.

– Den nya riktlinjen innebär alltså att alla nya föreningar kommer behöva visa att man har alla papper på plats, såsom stadgar och att årsmöte hållits, men också genomgå angivna utbildningar. När de kan visa att de gått dem så kan de bli stödberättigade. Vårt minimikrav är att styrelseordförande och kassör deltar, men alla i föreningen får självklart gå, förklarar Carin Torstensson och går därefter in på de möjligheter och utmaningar hon ser kopplat till kommunens arbete med föreningarna:

– Vi behöver stötta föreningslivet på ett tidigt stadium genom att anvisa dem till att gå de utbildningar vi erbjuder. En viktig anledning till det är att det inte ska behöva gå så långt att de blir återbetalningsskyldiga för att de inte förstår hur de redovisar exempelvis. Vi behöver också visa ett intresse för det de håller på med och uppskattning för det föreningarna gör så att de inte känner att vi bara vill kontrollera, för vi som kommun vill ju ha ett stort föreningsliv.

Hur kan man visa sin uppskattning till föreningarna som kommun?

– Just nu har vi en kampanj på stortavlor runtom i Eskilstuna där vi riktar ett tack till alla föräldrar och tränare. Sedan handlar det ju om att visa sin uppskattning i alla dialoger vi har med föreningslivet.

Hur skulle du beskriva den problematik som finns med välfärdsbrott kopplat till föreningar?

– Ett exempel är att man skriver i en ansökan vad man vill göra, men om man inte får så mycket pengar som man ansökt om gör man istället något helt annat med pengarna man fått. Visst kan man som förening ändra sin plan, men i så fall behöver föreningen informera oss om det i förhand. Problemet för oss är ju att vi bedömt på det som de beskrivit som lät som en bra idé, sedan gjorde de något helt annat. Om föreningen hade skrivit det de slutligen gjorde från början, ja då hade de kanske inte fått pengarna.

Om de granskas så får vi göra en bedömning om det gick till bra verksamhet ändå. Men där har vi blivit tydligare i våra riktlinjer – förändrar de något utan att ha en dialog med oss så kan de bli återbetalningsskyldiga. På så sätt hoppas vi att föreningarna ska bli bättre på att vända sig till oss först.

Avslutningsvis, hur ser ni på kommunens arbete med föreningar framåt kopplat till välfärdbrott?

Carin Torstensson:
- Föreningarna har bjudits in i arbetet med att förändra våra riktlinjer och de har tyckt att det är positivt att vi styr upp. De föreningar som sköter sig vill ju inte att pengarna går till föreningar som inte sköter sig.

Lena Törneskär:
- Det är inte effektivt eller möjligt att kontrollera alla, utan det handlar om att göra en riskindexering och se var riskerna är störst. Det är en väldigt bra början att tänka så, att fånga de fula fiskarna där man har bäst chans.