För drygt ett år sedan valde Sundsvalls kommun att omorganisera inköpsenheten med målet att få bättre förutsättningar att jobba brottsförebyggande med sina upphandlingar och med avtalsuppföljning. Några av de första stegen kommunen med sina drygt 8000 anställda och närmare 100 000 invånare tog, var att utöka inköpsavdelningen med tre nya roller, fyra nya medarbetare och införa en tydligare ansvarsfördelning.
Idag består inköpsavdelningen av 16 medarbetare, varav elva arbetar med upphandling i någon form och fem ingår i controllerdelen. Utöver uppdelningen mellan upphandlare och controllers har avdelningen i den nya organisationen även fått en upphandlingssamordnare i egenskap av Anton Sjöström som dessförinnan var upphandlare.
– Förut var nästan alla medarbetare med i alla processer och det var många olika arbetsuppgifter i en och samma tjänst. Nu är det betydligt tydligare vem som gör vad, vilket innebär att vi har fler tjänster med tydligare inriktning som gör det lättare att jobba med det man faktiskt ska göra, svarar Anton Sjöström på frågan om vilka förbättringar som den nya organisationen medfört.
I rollen som upphandlingssamordnare har han inte bara det övergripande ansvaret för kollegorna i upphandlingsteamet, utan även för välfärdsbrottslighet och exempelvis överprövningar. Men det är inte enbart Anton Sjöströms roll som är ny. I upphandlingsteamet ingår utöver åtta upphandlare numera två inköpshandläggare, som även tituleras juniora upphandlare.
– Tanken är att inköpshandläggarna ska avlasta upphandlarna med administrativa uppgifter, såsom utlämning av handlingar. Vi har även tillsatt en avtalscontroller, som ska kunna stötta upphandlarna som har huvudansvaret för avtalsuppföljningen. Upphandlarna är avtalsansvariga och har huvudansvaret för uppföljningar, medan avtalscontrollern avlastar upphandlarna genom att skapa processer och rutiner för uppföljningarna men också göra egna uppföljningar tillsammans med upphandlarna.
Vilka är de främsta skillnaderna om man jämför er organisation då och nu?
– I den tidigare organisationen kunde saker framförallt ta längre tid att genomföra. För egen del gör jag till exempel inte så mycket upphandlingar utan fokuserar på mer övergripande frågor, jobbar mer strategiskt och skapar på så sätt förutsättningar för upphandlarna.
En viktig del i det brottsförebyggande arbetet ligger ju redan i upphandlingsskedet. Vad har ni gjort för att stärka det?
– Den stora förändringen är att vi tidigare förlitade oss på den sanningsförsäkran som finns i upphandlingen, där leverantören bekräftar att de uppfyller kraven. Nu gör vi betydligt mer kontroller och begär in underlag.
Det allra bästa sättet att göra en avtalsuppföljning är att dyka på saker redan i upphandlingsfasen och på så sätt arbeta förebyggande, förklarar Anton Sjöström och tillägger att de tidigare mest agerade först när något redan inträffat.
– Nu har vi bättre förutsättningar att se saker innan de händer. På sätt kan man också planera och skapa sig förutsättningar för att hantera olika situationer. Exempelvis om ett bolag går i konkurs är det rätt svårt att snabbt göra en ny upphandling med dagens lagstiftning. Det tar tid att genomföra, samtidigt som behovet av det man upphandlat ju kan vara akut. Om vi kan se att ett bolag är på väg mot obestånd redan i tidigt skede, ja då kan vi ta fram en handlingsplan för det.
Fler kontroller och mer underlag
Kraven som Sundsvalls kommun ställer på företagen är egentligen desamma som förut men med mindre justeringar för att göra nätet lite mer finmaskigt, menar han. De grundläggande kraven är att bolagen ska vara ”hela och rena”, inte ha några obetalda skatter, brottsdomar eller liknande. Anbudsgivarna ska också kunna bevisa att de har den yrkesmässiga kapaciteten som de anger.
– Det har hänt ett flertal gånger att leverantören uppgett att de till exempel har 100 anställda, när de i verkligheten bara har 20 och istället använder underleverantörer. Den stora förändringen vi faktiskt gjort för att förbättra avtalsuppföljningen är att införa mer kontroller och begära in mer underlag så vi kan se att leverantören lever upp till det de säger, konstaterar Anton Sjöström och tillägger:
– Vi har också fler och bättre system för att göra bakgrundskontroller av företrädare i bolagen. Leverantören måste inkomma med uppgifter om vilka som sitter i styrelsen, och om någon av dem varit föremål för konkurs, ja då kan det vara en uteslutningsgrund. Sen kan det ju finnas naturliga orsaker till att ett företag går i konkurs, så det vi är ute efter är det systematiska.
Vad är problemet med att exempelvis ange att man har 100 istället för 20 anställda och egentligen anlitar underentreprenörer?
– Det grundläggande problemet är faktiskt att man inte inkommit med sanningsenliga uppgifter - grundkravet på att du ska klara uppdraget med din egna organisation uppfylls ju inte. Sedan är det okej att åberopa annan förtagskapacitet men det måste ju framgå redan vid anbudet så att vi har möjlighet att kontrollera underleverantörerna.
Hur vanligt är det att ni stöter på oegentligheter när ni granskar anbudsgivarna?
– Det är relativt vanligt, men det beror nog på att vi granskar mer och på så sätt lär oss mer om brottsproblematiken i sig. Något som vi förut tyckte var obetydligt kanske vi har en helt annan förståelse för nu. Men nästan i varje upphandling är det något man behöver begära in ett förtydligande kring eller så.
Av tio anbudsgivare är det kanske en till två som faller bort. Sedan dyker vi ofta på saker som i slutändan inte leder till uteslutning, men som vi kan ta med oss och ha extra bevakning på när vi följer upp avtalet, påpekar Anton Sjöström.
– När vi gör kontroller kan vi exempelvis hitta skatteskulder, domar med viten som straffpåföljd eller liknande. Kommer de sedan in med bevis på att de åtgärdat det, ja då finns det ju inte längre någon uteslutningsgrund.
Sundsvall kommun har drygt 99 000 invånare, varav merparten bor i Sundsvall stad. Vid utgången av 2025 var Sundsvall den 22:a största kommunen i Sverige.
Alltifrån stickprov till halvårsvis uppföljning
Hur, vad och vilka avtal som granskas löpande när ett avtal väl slutits beror på hur kritiskt det är. I och med den nya organisationen började Sundsvalls kommun att klassificera avtalet utifrån a, b, c, och d-avtal, där c och d bedöms vara de avtal som behöver en kontinuerlig uppföljning. A och b-avtalen, ja där sköts kontrollerna ofta löpande inom verksamheten som ansvarar för att hantera felaktiga fakturor, reklamationer och avvikelser.
– För c och d-avtalen kan det handla om uppföljning kvartalsvis eller halvårsvis, men även stickprov i början på avtalsperioden. Det kan hända att något väcker vår uppmärksamhet i upphandlingsfasen, men som inte är en uteslutningsgrund. Då kan vi göra extra kontroller inledningsvis, där vi kanske ser extra noga på fakturor och följer upp hur leveranserna fungerar.
Vad är då typiska c och d-avtal? Anton Sjöström lyfter fram HVB-hem och placeringar inom vård och omsorg, men även samhällsviktiga tjänster som färdtjänst och skolskjuts. Här finns det dessutom många leverantörer som i sin tur har underleverantörer knutna till sig, vilket kräver extra uppföljning.
– Till följd av låg kontroll och lukrativ bransch finns det förutsättningar att bedriva kriminell verksamhet inom flera av de här områdena. Dessutom är det ju inte bara lönsamt att driva HVB-hem, utan hemmen utgör också en rekryteringsbas för att rekrytera individer till kriminell verksamhet.
Hur har ni kommit åt problemen kring HVB-hem?
– Vi är anslutna till Adda Inköpscentral via SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) och förlitar oss mycket på deras avtalsuppföljning. När det rör boendeplacering behövs det mycket noggrann uppföljning och där har Adda betydligt större kontrollmöjligheter än vad vi på inköpsenheten i Sundsvalls kommun har. Därför väljer vi att göra avrop via dem. Sedan har vi också egna kontroller på dessa leverantörer som ett komplement till Addas uppföljningar.
Vad är viktigt för att lyckas i arbetet med avtalsuppföljning?
– Man behöver förutsättningar, både organisatoriskt och systemmässigt, men även externa och interna samarbeten är viktiga. Jag jobbar mycket ihop med vår brottsförebyggande samordnare på kommunen och tillsammans samarbetar vi med de brottsförebyggande myndigheterna, främst den lokala polisen som vi utbyter erfarenheter och uppgifter med. Det händer att en myndighet hjälper oss kopplat till vissa avtal och kan agera mot individer eller leverantörer, men ibland är det vi som hjälper myndigheterna istället genom att agera inom ramen för avtalet och hjälper dem i deras utövning. Det kan till exempel finnas individer kopplat till en leverantör som är problematiska som vi kan stoppa genom att de inte får avtal och på så sätt kan de heller inte etablera sin oseriösa verksamhet lokalt.
Bygg en intern kultur för att stärka brottsbekämpningen
Utöver förutsättningar och samarbeten lyfter Anton Sjöström det interna kulturarbetet som en viktig del för att få det brottsförebyggande arbetet och bekämpningen av välfärdsbrott att fungera i en organisation.
– Vi behöver kontinuerligt prata om risker i det brottsförebyggande arbetet, visa våra kollegor vad vi gör och informera om vad vi hittar. Detta för att sprida kunskap om välfärdsbrott i vår organisation och för att få med alla i det brottsförebyggande arbetet. Det är lätt att tro att det inte händer här, oftast krävs det konkreta exempel som inträffat i närområdet för att få personer att förstå problematiken.
Det finns även ett flertal fallgropar som man bör akta sig för när man jobbar med avtalsuppföljning, påpekar Anton Sjöström. Att ha ett strukturerat avtalsuppföljningsarbete, men inga förutsättningar att agera på det man hittar, ja det är en väsentlig fallgrop.
– Om du inte kan avbryta avtalet utifrån det du eventuellt dyker på, ja då blir ju uppföljningsarbetet lönlöst. Istället riskerar man som kommun att tvingas vara kvar i ett avtal tiden ut. Därför behöver man införa egna uteslutningsgrunder för att kunna häva ett avtal, säger han och illustrerar det med ett exempel:
– Vi har infört att man måste jobba brottsförebyggande och komma in med en redogörelse redan vid anbudet för att teckna ett avtal med Sundsvalls kommun. Det kan handla om att man gör grundläggande leverantörskontroller i sitt led eller att man har ett systematiskt arbete kring bakgrundskontroller. Skulle det sen visa sig att det som de har redogjort för inte stämmer vid uppföljning så är det skäl för hävning av avtalet.
Finns det någon kreativ lösning du kan dela med dig av?
– Jag tycker att vårt krav på att leverantörerna ska verka brottsförebyggande är kreativt, det gör att leverantörerna ställer krav på sig själva. Vi har även infört att om du hävdar att du uppfyller något krav som det sedan visar sig att du inte gör, då är det en hävningsgrund i Sundsvalls kommun, detta gäller samtliga villkor som har varit grund för avtalets tillkomst.
Avslutningsvis, hur ser du på möjligheten att jobba brottsförebyggande med upphandling och avtal framåt?
– Jag ser positivt på den nya lagen kring samordnade registerkontroller som Bolagsverket ansvarar för och som ska börja gälla 1 juli. Då kommer vi att få en samlad bild direkt utan att själva behöva begära in underlag från leverantör eller myndigheter, som ibland är väldigt tidkrävande. Sen vill vi gärna att det kommer domstolspraxis kring den nya OSL-lagsstiftningen (offentlighets- och sekretesslagstiftningen) så vi vet vilka ramar vi har att förhålla oss till. I den nya lagen ska vi som kommun få större möjlighet att få ut uppgifter från exempelvis polisen eller Ekobrottsmyndigheten i brottsförebyggande syfte. Tidigare har det varit svårt att få tag på information från olika myndigheter, även från Socialtjänstens sida. Men enligt den nya lagen så ska man lämna ut uppgifter när det brottsförebyggande arbetet står över sekretessintresset.
Tips
Nio sätt att säkra sin avtalsuppföljning
- Ställ tydliga krav på leverantörer – som kommun kan du införa egna kriterier, såsom att inkludera krav på brottsförebyggande arbete redan i upphandlingen.
- Gör noggranna kontroller tidigt – begär in underlag och verifiera uppgifter istället för att lita på självdeklarationer.
- Arbeta förebyggande – upptäck risker redan i upphandlingsfasen istället för att agera i efterhand. Annars kan du fastna i ett avtal som inte fungerar.
- Ha tydlig ansvarsfördelning – klargör roller och uppgifter inom organisationen. Det stärker kvalitén i upphandlingsarbetet och ger en bättre arbetsmiljö.
- Inför strukturerad avtalsuppföljning – klassificera avtal efter risk och följ upp de mest kritiska löpande.
- Sprid kunskap om det brottsförebyggande arbetet i organisationen – prata om risker och konkreta fall för att öka medvetenheten.
- Säkerställ handlingsmöjligheter – ha avtalsvillkor som gör det möjligt att agera och häva avtalet vid behov.
- Följ upp det leverantörer lovar – om något inte stämmer ska avtalet kunna hävas, vilket behöver framgå av villkoren.
- Se över vilka system och verktyg som finns – de är till för att förbättra bakgrundskontroller och göra det lättare att hämta information.
Tips på andra artiklar
Läs mer
Så gick kommunens nya arbetsgrupp från kontrollinstans till utvecklingshub
I Landskrona stad träffas kollegor över nämndgränserna regelbundet för att hjälpas åt i olika frågor som har med föreningslivet att göra. Genom att prata med varandra och på så sätt hitta nya arbetssätt och verktyg har kommunen stärkt bekämpningen av välfärdsbrott. Men allt fokus ligger inte på brott. En stor del går ut på att behandla kommunens föreningar lika och framför allt lyfta allt det positiva föreningarna bidrar med till lokalsamhället.
Läs mer
Specialisering och systematik hjälper Region Dalarna att förutse välfärdsbrott
På bara några år har Region Dalarna gått från att nyinkomna upphandlingar hanterats av tillgänglig upphandlare till att arbeta systematiskt och kategoristyrt utifrån bransch. Fördelarna med detta är många, anser upphandlingschef Mathias Snickar. Framför allt blir det lättare att se varningssignaler för välfärdsbrott som gör att regionen helt enkelt säger nej till att teckna avtal.
Tips på rapporter
Välfärdsbrott mot kommuner och regioner
I denna rapport undersöks hur företag och föreningar får tillträde till välfärdssystemen, vilka felaktigheter som upptäcks, hur de utreds och åtgärdas av kommuner och regioner samt vilken roll som rättsväsendet spelar. Den kan läsas som en vägledning för personer som arbetar med att upptäcka och utreda dessa felaktigheter och brott – inom kommuner, regioner eller statliga myndigheter.
Stödmaterial till kommuner för att börja arbeta förebyggande mot välfärdsbrott
Detta stödmaterial riktar sig till kommuner som vill komma igång med sitt förebyggande arbete mot välfärdsbrott. Materialet är tänkt att inspirera och underlätta i det inledande arbetet med att ta fram en lägesbild och hitta åtgärder för att förebygga välfärdsbrott.