Från reaktiv till proaktiv. Så beskriver Mathias Snickar, upphandlingschef på Region Dalarna den förändringsresa som upphandlingsavdelningen gjort de senaste åren för att stärka regionens förmåga att arbeta brottsförebyggande.
– Förut var vi en linjär organisation, så om det kom in ett upphandlingsuppdrag från en verksamhet fick den upphandlare som var tillgänglig utföra det. Men det innebar ju också att man ena dagen kunde upphandla inom hälso- och sjukvård och den andra dagen inom IT. Vi hade bara en anställd avtalscontroller och vi hade endast möjlighet att arbeta reaktivt och svara på frågor, det fanns lite tid att arbeta proaktivt, berättar han.
Region Dalarna är Sveriges tionde största län i ordningen och rymmer 286 000 invånare fördelat på 15 kommuner, där flest bor i Falun och Borlänge. Med dess 9300 medarbetare är regionen också länets absolut största arbetsgivare. Att som upphandlingsavdelning stötta elva olika förvaltningar, utan att någon upphandlare var specialiserad inom ett visst område visade sig vara ohållbart.
– När jag började arbeta på Region Dalarna i slutet av 2020 såg vi att det behövdes göras något åt saken, undersökte vad som kunde förbättras och lanserade ett nytt arbetssätt i början på 2023. En viktig förändring som vi gjorde var att börja arbeta kategoristyrt genom att dela upp oss i fyra olika kategorier: hälso-och sjukvård, IT – som vi kallar övergripande material och tjänster, entreprenad och e-handel, förklarar Mathias Snickar.
Idag består upphandlingsavdelningen av totalt 18 personer, varav tolv upphandlare, fyra avtalscontrollers och en hållbarhetssamordnare, utöver Mathias Snickar själv som är upphandlingschef. Indelningen är som så att varje kategori har en kategoriledare och en avtalscontroller, medan antalet upphandlare varierar eftersom antalet projekt ser olika ut i olika kategorier. Avdelningen upphandlar ”allt” förutom sjukvårdsmaterial och byggentreprenader, vilket sköts av Varuförsörjningen respektive Fastighetsförvaltningen.
Tydligare vilka avtal man fokuserar på
Förutom att var och en av upphandlarna får arbeta mer specialiserat är nog systematiken i hela upphandlingsarbetet den främsta skillnaden. Visst följde man upp avtalen tidigare också, men mycket av uppföljningarna gjordes ute i verksamheten vilket kunde skapa oklarheter kring vem som gjorde vad.
– Nu är det tydligare för alla inblandade parter på regionen vilka avtal vi fokuserar på, men också hur ansvarsfördelningen ser ut, påpekar Mathias Snickar.
Det är just systematiken som är avgörande både för att se varningssignaler där det finns risk för välfärdsbrott men också för att upptäcka faktorer som gör att regionen helt enkelt inte tecknar avtal med leverantören ifråga. När avtalet sedan väl är undertecknat blir det stort fokus på det uppföljande arbetet.
– Då säkerställer vi att både de krav som ställts och priset efterlevs under perioden, att vi arbetar för att stävja välfärdsbrottsligheten genom exempelvis avtalsuppföljningsmöten och kontroll av fakturor, men också att vi är en bra beställare i dialog med leverantören. Samtidigt samlar vi information om vad som inte fungerat inför kommande upphandling och ser vad som hänt på marknaden sedan senaste avtalet, för att kunna göra ett ännu bättre avtal och hantera våra skattemedel på ett ansvarsfullt sätt, förklarar Mathias Snickar och tillägger:
– Så om man vänder på det riskerar vi att få fel pris, att de inte uppfyller villkoren och att vi gör affärer med oseriösa företag.
Själva avtalsuppföljningen går till på så sätt att avtalscontrollern inhämtar information för att öka kunskapen om marknaden och analyserar föregående avtal. Allt för att förbereda den nya upphandlingen så att den utformas så träffsäkert som möjligt. Därefter tar avtalscontrollern fram ett prisindex som passar ett specifikt avtal och gör ett första förslag till klassificering av avtalet.
Ibland kan det handla om att ta fram en RFI (Request for Information), det vill säga en begäran om information om produkter, tjänster eller lösningar från olika leverantörer för att på så sätt få fram ett lämpligt index. Ibland tittar man också på hur andra har gjort och ser hur resultatet blivit över tid. Det är viktigt att man väljer rätt index då det i slutändan kan påverka såväl anbudspriset som antalet anbud.
Med 9300 medarbetare är Region Dalarna länets största arbetsgivare. Regionen har 286 000 invånare fördelat på 15 kommuner, varav merparten bor i Falun och Borlänge kommun.
Klassificering både identifierar och motverkar risker
På Region Dalarna använder man sig av Krajlic-matris, som är ett analysverktyg som kategoriserar leverantörer och produkter i fyra olika segmenteringar som främst baserar sig på två parametrar – ekonomisk risk och leveransrisk. Efter att avtalet klassificerats görs en avtals- och förvaltningsplan som visar vem som ansvarar för vad beroende på vad det är för typ av klassificering.
Verktyget hjälper organisationen att klassificera sina avtal – a, b, c eller d. D-kategoriseringen är de absolut viktigaste och mest strategiska avtalen där det finns en väldigt tydlig förvaltningsplan, understryker Mathias Snickar.
– Klassificeringen hjälper oss att identifiera risker och samtidigt motverka dem genom att sätta villkor i avtalen rörande leveranstid och vitesklausuler, men också i arbetet att ta fram strategier för hur vi följer upp avtalen. Klassificeringen hjälper oss också att prioritera vilka avtal som vi ska jobba aktivt med. Det är extra viktigt när man har en så stor avtalsstock som vi har på över tusen avtal.
Hur går en avtalskontroll till i praktiken?
– Om vi pratar om de strategiskt viktiga avtalen kan det handla om månads- eller kvartalsavstämningar med leverantör. Man går igenom hur samarbetet fungerar och om det varit några utmaningar från någons sida. Är det en lägre klassificering kan det vara stickprov där vi ser om leveransen har gjorts enligt avtalet. Det som är bra med det här arbetssättet är att det blir tydligt vad som gäller under avtalets tid. Om vi till exempel begär att en leverantör ska inkomma med månatlig statistik, ja då innebär det en arbetsinsats som leverantören också måste ta höjd för i anbudet.
Att det fungerar så bra har Mathias Snickar och Region Dalarna först och främst avdelningens engagerade medarbetare att tacka. De är både kunniga och har erfarenhet och tillsammans hjälps vi åt som en avdelning, konstaterar han.
– En av nycklarna till att vi lyckas så pass bra som vi gör är att vi har en avtalsgenomgång när ett nytt avtal tecknas där vi går igenom avtalet tillsammans med verksamheten och leverantören. Vid genomgången fastställer vi både hur beställningarna kommer att göras, faktureringsrutiner, hur prisjusteringar ska hanteras och så vidare. Det blir faktiskt färre avvikelser om allt sånt är tydligt för alla parter redan från början. Sedan är det självklart viktigt att ha kontinuerliga avstämningsmöten och ett fungerande samarbete mellan upphandlare, avtalscontroller, leverantör och verksamheten.
Nätverk betyder mycket
Något som också underlättar arbetet är nätverkande med andra aktörer, förklarar Mathias Snickar.
– Vi är medlemmar i många nätverk, både regionala och nationella såsom Upphandlingsdialog Dalarna, UDD där region, kommuner och länsstyrelsen deltar. Vi är även med i SKR-nätverk och vi har nätverk inom LFU (Ledningsnätverket för Regionernas Upphandling) i form av olika kategoriråd, där man exempel är specialiserade inom hälso- och sjukvård.
Vad betyder det, att kunna utbyta erfarenheter och idéer?
– Det betyder jättemycket eftersom vi på så sätt kan dela erfarenheter med varandra som exempelvis hur andra regioner har implementerat ny lagstiftning eller förordningar. Vi har även implementerat den gemensamma eskaleringstrappan tillsammans med LFU. Det är ett arbetssätt där grundtanken är att avvikelser eller risker i leveranskedjan ska hanteras snabbt tillsammans med leverantören för att undvika störningar i verksamheten. Målet är att skapa stabila leveranser och minska risken för påverkan på regionernas arbete.
Hur arbetar ni brottsförebyggande i samband med en upphandling?
– Vi har olika systemstöd till vår hjälp som ser till att vi har hela och rena anbud, att våra leverantörer uppfyller alla ställda krav, betalar skatt och arbetsgivaravgifter i tid. Det kan handla om kreditkontroller, för att bland annat kontrollera företagets styrelse men även att vi ser på domar kopplade till styrelse eller ägare. Vi applicerar också kapitel 13 i LOU där det står om uteslutningsgrunder, utifrån dem kan man bli diskvalificerad.
I avtalsuppföljningen är det inte bara viktigt att fokusera på leverantören utan också på regionen som beställare genom att följa upp det som vi avtalat och om det funkar som det är tänkt, förklarar Mathias Snickar. Enligt honom finns ett stort fokus på välfärdsbrott i Region Dalarna och som en del av det har man nyligen anställt en välfärdsbrottslighetssamordnare.
– Både vi på inköpsavdelningen och vårdvalsavdelningen jobbar med välfärdsbrottslighetssamordnaren. Men det gäller att vara uthållig när man arbetar med sådana här frågor, för när vi stöter på en avvikelse, ja då tar det oftast tid att rätta till den.
Vad är det för avvikelser det kan handla om?
– Det kan vara allt möjligt, men ofta handlar det om ekonomisk risk och leveransrisk. Man ska inte underskatta leveransrisken inom exempelvis hälso- och sjukvård. För får vi inte det vi avtalat i tid kan det få förödande konsekvenser. Om exempelvis en leverans av röntgenutrustning blir försenad så kan ju vårdköerna växa i värsta fall.
För att hålla koll på prisutvecklingen arbetar regionen aktivt med prisjusteringsvillkor utifrån index. Det innebär att avtaIscontrollern tar fram ett förslag till upphandlaren kring vilket slags index vi ska använda kopplat just till avtalet i fråga. I varje avtal står det också när leverantören får justera sina priser.
Avslutningsvis - ni ju haft drygt tre år med det nya arbetssättet och organisationen, hur skulle du beskriva den tiden?
– Det har hänt otroligt mycket, bara till det positiva! Medarbetarna tycker att det nya upplägget har flera fördelar. Det blir en bättre arbetsmiljö genom att de har ett tydligare uppdrag där de kan planera både på kort, medellång och lång sikt. Sedan blir de specialiserade inom sitt område, det är något som uppskattas. Förut var det mer reaktivt - nu är vi proaktiva, samtidigt som vi arbetar mer effektivt och fokuserat.
Tips
Så får du styr på din avtalsuppföljning
- Inför kategoristyrning och specialisering – dela upp arbetet i tydliga områden för ökad kompetens och effektivitet. Region Dalarna har flera upphandlare per kategori, där de kategorier som har flest avtal också har flest upphandlare i sin grupp.
- Skapa tydlig struktur och ansvarsfördelning – klargör vem som gör vad i både upphandling och avtalsuppföljning, där såväl krav, priser och leveranser följs upp kontinuerligt.
- Klassificera avtal efter risk – prioritera resurser till strategiskt viktiga och riskfyllda avtal. ”Klassificeringen gör det lättare att identifiera risker och samtidigt motverka dem genom att sätta villkor i avtalen rörande leveranstid och vitesklausuler, men också i arbetet att ta fram strategier för hur vi följer upp avtalen. Klassificeringen hjälper oss också att prioritera vilka avtal som vi ska jobba aktivt med", förklarar Region Dalarna.
- Förbered upphandlingar noggrant – analysera tidigare avtal, både vad som fungerat bra och mindre bra. Studera hur marknaden ser ut och vilka risker som finns inför nya upphandlingar. Det skapar bättre förutsättningar för de nya avtal som tecknas.
- Ha tydlig dialog med leverantörer – gå regelbundet igenom avtal och håll uppföljningsmöten. På så sätt kan du både säkerställa att du får det som avtalats av leverantören, samtidigt som du får information om hur leverantören upplever din organisation som beställare.
- Arbeta aktivt brottsförebyggande – gör kontroller av leverantörer och tillämpa uteslutningsgrunder. Det kan handla om allt ifrån kreditkontroller gällande företagets styrelse eller domar kopplade till styrelse eller ägare.
- Använd data och verktyg – det finns olika system för att exempelvis göra kontroller och för prisjusteringar utifrån index.
- Samarbeta och nätverka – utbyt erfarenheter med andra organisationer och aktörer. Med hjälp av såväl regionala som nationella nätverk kan man exempelvis dela erfarenheter kring hur man implementerat ny lagstiftning eller förordningar
- Var uthållig – arbetet med avvikelser och risker tar tid och kräver kontinuitet.
Välfärdsbrott mot kommuner och regioner
I denna rapport undersöks hur företag och föreningar får tillträde till välfärdssystemen, vilka felaktigheter som upptäcks, hur de utreds och åtgärdas av kommuner och regioner samt vilken roll som rättsväsendet spelar. Den kan läsas som en vägledning för personer som arbetar med att upptäcka och utreda dessa felaktigheter och brott – inom kommuner, regioner eller statliga myndigheter.
Tips på andra artiklar
Läs mer
”Utan påföljd blir avtalsvillkoren verkningslösa”
Fler kontroller, tydligare ansvarsfördelning och unika avtalskriterier är några av de förändringar som Sundsvalls kommun gjort för att förbättra sitt upphandlingsarbete. Att jobba brottsförebyggande är numera ett sådant kriterium som ett företag måste uppfylla för kunna vinna ett avtal – ett grepp som upphandlingssamordnaren Anton Sjöström är påtagligt nöjd med. – Vårt krav gör att leverantörerna ställer krav på sig själva, säger han.
Läs mer
Så gick kommunens nya arbetsgrupp från kontrollinstans till utvecklingshub
I Landskrona stad träffas kollegor över nämndgränserna regelbundet för att hjälpas åt i olika frågor som har med föreningslivet att göra. Genom att prata med varandra och på så sätt hitta nya arbetssätt och verktyg har kommunen stärkt bekämpningen av välfärdsbrott. Men allt fokus ligger inte på brott. En stor del går ut på att behandla kommunens föreningar lika och framför allt lyfta allt det positiva föreningarna bidrar med till lokalsamhället.
Tips på rapporter
Välfärdsbrott mot kommuner och regioner
I denna rapport undersöks hur företag och föreningar får tillträde till välfärdssystemen, vilka felaktigheter som upptäcks, hur de utreds och åtgärdas av kommuner och regioner samt vilken roll som rättsväsendet spelar. Den kan läsas som en vägledning för personer som arbetar med att upptäcka och utreda dessa felaktigheter och brott – inom kommuner, regioner eller statliga myndigheter.
Stödmaterial till kommuner för att börja arbeta förebyggande mot välfärdsbrott
Detta stödmaterial riktar sig till kommuner som vill komma igång med sitt förebyggande arbete mot välfärdsbrott. Materialet är tänkt att inspirera och underlätta i det inledande arbetet med att ta fram en lägesbild och hitta åtgärder för att förebygga välfärdsbrott.