5.4 Uppföljning

Följ upp arbetsprocessen

En processuppföljning innebär att granska hur något har genomförts. Processuppföljningen kan innebära att löpande följa upp arbetet i varje del, eller att avslutningsvis granska hela genomförandet. För att få en så heltäckande bild som möjligt är det bra om man kan göra både och.

Till exempel kan arbetet med samverkan följas upp. Ett första steg i en processuppföljning är att granska syftet med arbetet. Vad ville parterna uppnå med samverkan och hur utformades arbetet? Det innebär bland annat att granska hur den lokala lägesbilden togs fram och om det har missats någon del i beskrivningen av problemet och dess orsaker, och vilken betydelse sådana brister i kartläggningen kan ha haft för det fortsatta arbetet.

I en processuppföljning ingår att identifiera vilka moment som ingick i åtgärderna, och bedöma om alla momenten genomfördes vid alla tillfällen. De valda åtgärderna bör i uppföljningen också granskas mot de uppställda målen. Var det sannolikt att parterna genom arbetet skulle påverka de problem som identifierats, och var det realistiskt att tro att åtgärderna skulle gå att genomföra?

I processuppföljningen bör de organisatoriska förutsättningarna för arbetet också granskas. Det handlar dels om hur ekonomiska och personella resurser avsatts och använts, dels om hur samverkansorganisationen fungerat. Till exempel kan det vid en processuppföljning undersökas hur styr-, projekt- och arbetsgrupper genomförde planerade möten, och hur grupperna genomförde de uppgifter som de hade ansvar för.

En viktig aspekt när parterna följer upp genomförandet är att kartlägga kostnaderna, eftersom de har stor betydelse för det fortsatta arbetet. I bedömningen ska kostnader för tiden tas med, det vill säga antalet timmar som använts för planering, genomförande och uppföljning.

Stödfrågor för att granska samverkansprocessen

Här följer en sammanställning av de checklistor som återfinns under de tidigare stegen.

Beslutet om samverkan

Har vi skapat en gemensam organisation för samverkan?
Har vi utsett kommunal samordnare med mandat, kompetens och tid för arbetet? (för polisen är dessa uppgifter kommunpolisens ansvar)
Har vi tagit fram gemensamma riktlinjer och tidplaner för arbetet?
Har vi tagit fram rutiner för uppföljning för eget lärande?
Har vi förankrat beslutet om samverkan i den egna organisationen?

Inventering av organisationens förutsättningar

Stämmer samverkan med våra styrdokument och verksamhetsmål?
Stämmer tidsplanen med budgetprocesser och andra beslutsprocesser?
Finns det målkonflikter mellan vårt arbete i samverkan och andra uppdrag?
Vilket förebyggande arbete bedriver vi redan inom organisationen?
Vilka lärdomar kan man dra ur tidigare och pågående arbete?
Hur kan samverkansarbetet gynnas av andra redan pågående arbeten?

Förankra det brottsförebyggande arbetet i organisationen

Vilka andra har nyckelfunktioner för det brottsförebyggande arbetet?
Vilken kunskap och förståelse har de för arbetet?
Är beslutet om samverkan förankrat (beslutat) hos deras chefer?
Har vi en samsyn på vad som ska göras, det vill säga har vi gjort samma tolkning av det brottsförebyggande arbetet?

Inför samordnaruppdraget

Vad exakt ska jag göra?
Vilket ansvar har jag för arbetet?
När ska jag vara klar?
Hur ska arbetet redovisas och hur ska det användas?
Vilket mandat har jag fått av min chef?
Har jag rätt resurser i form av tid, pengar, material och kunskap?
Är mitt uppdrag förankrat i organisationen?

Kommunikationen

Vad är bakgrunden och syftet med kommunikationen? Varför ska målgruppen lyssna?
Vilka är målgrupperna för kommunikationen? Vilka är viktigast att nå?
Vilka är målen för kommunikationen? Hur ska målgruppen tänka, känna och göra efter att ha nåtts av budskapen?
Vilka är huvudbudskapen och delbudskapen?
På vilket sätt, hur ofta och när ska kommunikation genomföras?
Hur ska kommunikationen följas upp?

Lägesbilden

Varför valdes det här problemet?
Vilka informationskällor användes och vilka valdes bort?
På vilka sätt kan urvalet informationskällor begränsa kunskapen om problemet?
Vilken betydelse kan begränsningar i kunskapen ha haft eller komma att få på arbetet?
Påvisar lägesbilden skillnader och likheter i brottslighet och utsatthet mellan olika grupper?

Identifiera variationer och mönster

Är fenomenet mer omfattande än referensvärdet?
Har det skett en ökning eller minskning över tid?
Finns det årsvariationer?
Är fenomenet koncentrerat till vissa dagar?
Är fenomenet koncentrerat till vissa tider på dygnet?
Är fenomenet koncentrerat till vissa platser, så kallade hot spots?
Är fenomenet koncentrerat till vissa grupper? Exempelvis kvinnor
eller män?

Prioritera mellan problemen

Vilken händelse eller vilket fenomen står i fokus för arbetet?
Varför är det prioriterat (det mest omfattande, en negativ trend, högt jämfört med andra områden, kostsamt, politisk agenda osv.)?
Hur har prioriteringen och avgränsningen skett (särskild brottskategori, delfenomen eller utsatt grupp)?
Vilka kunskapskällor har använts?

Orsaksanalysen

Vad i situationen kan förklara att problemen uppstår just på den platsen (brist på social kontroll, trångt, mörkt, avsides, krogtätt, svårt att överblicka, stor in- och utflyttning)?
Vilka egenskaper hos den brottsutsatta (till exempel affären, cykeln eller brottsoffret) kan förklara varför just de blir utsatta (olåst, lättflyttad, prokriminellt umgänge, kön, funktionsvariation, och så vidare)?
Vilka egenskaper hos gärningspersonen kan förklara varför just den personen begår brott (svaga sociala band, prokriminellt umgänge, onykter, aggressiv, låg impulskontroll, och så vidare)?

Målformulering

Hur kommer problemet att påverkas om målen uppnås? Kan det till exempel antas att antalet våldsbrott bland unga kommer att minska, om målet att upptäcka och gripa langare uppnås?
Finns det konkurrerande (negativa) effekter om målen uppfylls?

Val av åtgärder

Hur förväntades åtgärden påverka problemet, och kombinerades den med andra åtgärder?
Är det rimligt att tro att de valda åtgärderna kan ha avsedd påverkan på problemet?

Framtagandet av medborgarlöften

Hur har medborgarna involverats i arbetet med medborgarlöftena?
Har olika gruppers behov och erfarenheter speglats i arbetet?
Utgår medborgarlöftena från kunskap framtagen från medarbetar- och medborgardialoger?
Utgår medborgarlöftena från samverkansöverenskommelsen?
Har medborgarlöftena tagits fram utifrån en gemensam lägesbild, orsaksanalys och åtgärdsplanering?
Har medborgarlöftena kommunicerats utifrån målgruppens behov?

Planera uppföljning

Vad ska följas upp, när och hur?
Vem eller vilka ansvarar för datainsamling, sammanställning och analys?
Vem eller vilka är målgrupp för resultaten från uppföljningen?
Hur mycket tid beräknas uppföljningen ta?
Hur ska återkoppling till styrgruppen ske?
Hur ska återkoppling till deltagarna ske?
Hur ska resultatet användas? Vad händer sedan?
Hur kan de lärdomar som uppföljningen ger tas tillvara och användas?
Hur ska erfarenheterna spridas till andra?

Genomförandet

Hur många av de planerade insatserna har genomförts?
Hur har de upplevts av berörda parter?
Har det funnits faktorer som underlättat eller hindrat genomförandet?
Har åtgärderna anpassats till olika grupper av kommunens invånare?

Om Brå