Följa upp och utvärdera arbetet

I ett kunskapsbaserat arbete har uppföljningar en avgörande roll. Att arbeta kunskapsbaserat handlar om att genomföra skräddarsydda metoder, gärna flera i kombination, som anpassats efter lokala förhållanden.

För att kunna förbättra den pågående verksamheten behöver arbetet följas upp. En uppföljning är alltså inte ett slutligt utlåtande av verksamheten utan ett sätt att dra lärdomar inför det fortsatta arbetet.

Kombinera flera metoder

Hur vet man då om insatserna har påverkat problemet man avsåg att förebygga? Genom att använda en kombination av metoder som exempelvis intervjuer, observationer och sammanställning av statistisk kan man avgöra om arbetet har haft den effekt man avsett. Det är en fördel att använda flera uppföljningsdesigner för att kunna analysera resultaten ur olika perspektiv. Det förbättrar möjligheterna att värdera resultaten.

En uppföljningsdesign kan exempelvis vara en enkel före- och eftermätning, där resultaten för perioden jämförs med motsvarande period föregående år. En annan design är att jämföra utvecklingen i området där åtgärden sätts in mot kommunen i övrigt – eller i vissa fall mer övergripande på länsnivå eller mot resten av landet. Uppföljning kan också handla om att jämföra en grupp som deltagit i en satsning mot en annan grupp som inte omfattats av insatsen. Genom att studera tidsserier kan resultaten sättas in i längre tidsmässiga sammanhang vilket gör det möjligt att belysa trender. Då kan man även bedöma om förändringarna sammanfaller med perioden då åtgärden genomfördes.

Skillnaden mellan uppföljning och utvärdering

Ibland talar vi om utvärdering och uppföljning som om det vore samma sak. Med uppföljning menar man ofta att man studerar vad som händer i samband med ett projekt eller en åtgärd. En utvärdering innebär å andra sidan så mycket mer – det är en systematisk och strukturerad bedömning av arbetet. Det är helt enkelt ett mer utvecklat försök att studera en verksamhet. Det kan både handla om att ta reda på vilka effekter som uppnåtts och att undersöka arbetsmetoder eller resursutnyttjande. Många gånger används ett slumpmässigt urval och en mer forskningsbaserad ansats vid en utvärdering.

Referat från Idéskrift 4. Utvärdering och dokumentation sidan 10.

Identifiera framgångsfaktorer

Det är lätt att man nöjer sig med att konstatera att en åtgärd har gett goda resultat. Men för att kunna dra de rätta slutsatserna i det fortsatta arbetet behöver man veta exakt vilka delar det var som fungerade. Var det för att rätt funktioner var engagerade, eller berodde det på att åtgärderna genomfördes under en viss tid på dygnet? För att undersöka det behövs en dokumentation av det genomförda arbetet – från valet av åtgärder till vilka mål man vill uppnå och hur man praktiskt arbetar för att nå dit.

En uppföljning förutsätter att det finns:

  • uppgifter om situationen innan arbetet inleddes – en problembild.
  • uppgifter om hur valda åtgärder skulle påverka och hur de skulle genomföras.
  • tydligt formulerade mål för arbetet.

Formulera mål

Redan vid planeringen – före valet av brottsförebyggande åtgärd – bör du ha ett tydligt avgränsat mål för det resultat du vill uppnå. Att först ha tänkt igenom målet är en förutsättning för att man senare, vid uppföljningen, ska kunna dra lärdom av arbetet inför kommande åtgärder. En annan fördel med att formulera mål är att det ger en kvalitetssäkring av det aktuella arbetet. Som ett stöd för att utforma målet kan man använda den så kallade SMART-modellen. Målet ska enligt denna modell vara specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidssatt – för att lättare kunna utvärderas (mer om SMART här nedan).

SMART

  • Specifika mål är en precis beskrivning av hur en brottstyp eller ett avgränsat problemområde ska förändras, vanligtvis handlar det om att det ökar eller minskar.
  • Mätbara mål innebär att förändringen ska kunna mätas – i antal, tid, procent eller förändrade attityder.
  • Accepterade mål innebär att alla berörda aktörer tycker att förändringen är någonting att sträva efter. Den bör t.ex. anses etiskt och politiskt korrekt.
  • Realistiska mål innebär att förändringen kan uppnås med de åtgärder man föreslagit inom utsatt tid.
  • Tidssatta mål betyder att man satt en tidsram för när förändringen ska vara genomförd.

Testa det uppsatta målet

Här följer ett exempel på hur en målformulering kan mejslas fram med stöd av SMART-modellen. Ju fler av modellens parametrar som täcks in, desto lättare blir det att följa upp resultatet av arbetet.

MålformuleringBedömningKommentarBerörda parametrar
"Minska antalet brott"Målformuleringen är en vision för det brotts-förebyggandearbetet som egentligen inte går att följa upp. Den kunskap som krävs för att kunna formulera visionen är att man har ett uppdrag att förebygga brott. A
"Minska antalet anmälda brott från 100 till 0."Målformuleringen är visionär och går egentligen inte att följa upp även om det går att mäta en förändring. Målformuleringen utgår från en kunskap om det nuvarande antalet brott (100 stycken).M, A
"Minska antalet anmälda cykelstölder från 100 till 0."Målformuleringen är fortfarande visionär och går inte att följa upp även om du kan mäta en förändring.Målformuleringen baseras på kunskap om ett ospecificerat problem med cykelstölder.M, A
"Minska antalet anmälda cykelstölder på cykelparkeringen vid järnvägsstationen från 100 till 0."Det är svårt att följa upp arbetet då målet inte är realistiskt och det saknas en angiven tid för genomförandet.Målformuleringen utgår från specificerad kunskap om var cykelstölderna sker mest.S, M, A
"Minska antalet anmälda cykelstölder på cykelparkeringen vid järnvägsstationen, med minst 10 stycken. Antal att jämföra med är 100."Målet är realistiskt satt och det är möjligt att följa upp. En fråga som återstår är när man ska ha uppnått målet.Målformuleringen utgår från specificerad kunskap om var cykelstölderna sker mest.S, M, A, R
"Minska antalet anmälda cykelstölder på cykelparkeringen vid järnvägsstationen. De uppgick under år 2013 till 100 stycken och ska under år 2014 minska med minst 10 stycken."Målformuleringen stödjer åtgärderna att riktas mot rätt brottstyp, rätt plats under rätt tid med rätt resursfördelning.Målformuleringen utgår från en specifik kunskap och stödjer åtgärderna att riktas mot rätt brottstyp, rätt plats under rätt tid med rätt resursfördelning.S, M, A, R, T